Documentación CAE a solicitar durante el estado de alarma por COVID 19

Prisma — Mon, 20 Apr 2020 11:22:45 +0000

Ante la nueva situación que estamos viviendo, debemos continuar garantizando la seguridad en los centros de trabajo prestando atención a todos los aspectos que garanticen el control de los contratistas a las instalaciones. Muchas personas tienen dudas sobre qué documentación CAE se debe solicitar durante el estado de alarma por COVID-19 para garantizar el intercambio documental de Coordinación de Actividades Empresariales. Desde el departamento CAE de ENVIRA arrojamos luz sobre este tema.

¿Qué documentación deben aportar las empresas concurrentes?

A pesar del estado de alarma en el que se encuentra España, la CAE continua vigente, por lo que hay que seguir llevándola a cabo y cumplir con el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

En este sentido, los documentos que deben aportar las empresas concurrentes durante el estado de alarma por COVID-19, son básicamente los mismos, si bien en ellos habrá que comprobar su adecuación a la nueva situación.

¿Qué cambia en CAE por la situación de alarma por COVID-19?

Esta situación extraordinaria está afectando a todos los niveles, más aún en las organizaciones que han de adaptarse para evitar riesgos a los trabajadores, por tanto, muy recomendable considerar los siguientes factores:

La existencia de nuevos protocolos de Prevención de Riesgos Laborales en las empresas. Cada actividad se adapta día a día a las recomendaciones de las autoridades sanitarias y es importante la información y formación de los trabajadores.

Las caducidades de los documentos. Existen documentos que no podrán ser actualizados o renovados a causa del estado de alarma decretado el pasado 14 de marzo como el DNI, la ITV, o realización de reconocimiento médico de los trabajadores. Para ampliar esta información puedes consultar el post informativo sobre caducidades de documentos CAE por el COVID-19 que hemos publicado recientemente y que siempre mantenemos actualizado.

Desde ENVIRA os enumeramos algunos de los documentos más habituales que suelen solicitarse en coordinación de actividades empresariales, si bien estos han de ser adecuados siempre a la actividad de las empresas y los trabajos a desempeñar por las contratas.

Documentación que puede solicitarse a nivel de empresa

Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
Contratos laborales.
Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
Modalidad preventiva implicada en la empresa, indicando las especialidades contratadas y justificante de pago.
Evaluación de riesgos para la actividad a desarrollar (a revisar medidas acordes a la nueva situación según las últimas recomendaciones del Ministerio respecto a EPIs, concurrencia, distancias, protección colectiva,…).
Asociación a la mutua.
Código de identificación fiscal.
Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
Póliza de seguro de accidentes (según convenio).

Documentación que puede solicitarse a nivel de trabajador

Aptitud médica.
Entrega de equipos de protección individual (EPIS). Con consideración del estado en el que nos encontramos y las dificultades añadidas en este aspecto.
Formación en prevención adecuada al puesto de trabajo (incluida formación adaptada a los riesgos por COVID19).
Formación específica dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
Entrega de información de riesgos (incluida información sobre los nuevos riesgos).
DNI.
Reconocimiento de alta en la Seguridad Social.
Informe de trabajadores en alta (TC2).
Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
Carnet de conducir o si aplica cualquier carnet específico como puede ser para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
Autorización para uso de maquinarias.
Registros de entrega de EPI’s a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
Designación de Recurso Preventivo o Coordinador de Actividades Preventivas.

Documentación maquinaria

Permisos de circulación.
Ficha técnica.
Inspección técnica del vehículo (ITV).
Seguro obligatorio y justificante de pago.
Revisiones de mantenimiento.
Marcado CE o Certificado de adecuación para equipos de trabajo.
Manual de uso de máquina (en castellano).
Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas, etc.

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