EcoGestor CAE es una solución idónea para la gestión documental en coordinación de actividades empresariales de hoteles y restaurantes.
Es determinante llevar a cabo una gestión documental organizada en la coordinación de actividades empresariales de hoteles y restaurantes. Hoy en día cada vez es más frecuente que empresas del sector hotelero y hostelero apuesten por los servicios de outsourcing. Esta práctica no solo les permite dejar en manos de profesionales competencias especializadas, sino que también mejora su productividad e incrementa su competitividad.
Tipos de servicios subcontratados en hoteles y restaurantes
En hoteles es habitual subcontratar actividades como:
- Mantenimiento de fontanería
- Mantenimiento de aire acondicionado
- Mantenimiento de instalaciones acuáticas
- Mantenimiento de instalaciones deportivas
- Mantenimiento de instalaciones eléctricas
- Mantenimiento de áreas verdes
- Mantenimiento de ascensores
- Mantenimiento de servicios informáticos
- Servicio de limpieza de cristales
- Servicio de limpieza de habitaciones
- Personal de animación
- Servicio de belleza
- Servicio de lavandería industrial
- Proveedores de alimentos
- Servicio de catering
- Servicio de comunicación
- Servicio de gestión comercial
- Servicio de aparcacoches
- Servicio de montaje de eventos
En restaurantes es habitual subcontratar actividades como:
- Mantenimiento de cocinas industriales
- Mantenimiento de aire acondicionado
- Mantenimiento de fontanería
- Mantenimiento de instalaciones eléctricas
- Servicio de gestión comercial
- Servicio de limpieza de cocinas industriales
- Servicio de limpieza general
- Servicio de limpieza de cristales
- Servicio de lavandería industrial
- Proveedores de alimentos
La subcontratación de servicios en hoteles y restaurantes implica que concurran varias empresas en un mismo centro de trabajo y, en consecuencia, que también se produzca un intercambio documental. Para evitar que esto se convierta un traspaso de documentos descontrolado en ambas direcciones, lo ideal es utilizar una herramienta que facilite la gestión documental de la coordinación de actividades empresariales, como EcoGestor CAE. Se trata de un software desarrollado por Eurofins EcoGestor con el que se optimiza un gran volumen de información y se agilizan flujos de trabajo.
Ventajas de utilizar un software CAE para hoteles y restaurantes
1. Garantiza mayor seguridad jurídica
El uso de un software CAE en hoteles y restaurantes permite a los gerentes estar más protegidos ante las responsabilidades derivadas de la subcontratación. El control de la documentación en coordinación de actividades empresariales debe realizarse con todas las garantías, ya que un error puede derivar en sanciones. El hecho de tener bien gestionados y validados los documentos hace que el empresario principal disfrute de una mayor tranquilidad y más garantías en caso de requerimiento documental por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Hay que tener en cuenta que validar implica comprobar que la documentación presentada por las contratas es la que realmente se ha solicitado y si cada documento cumple con los requisitos exigidos por la normativa vigente.
2. Agiliza trámites
Cada vez más hoteles y restaurantes utilizan EcoGestor CAE porque se simplifican y se reducen los trámites asociados a la coordinación de actividades empresariales. Disponer de esta herramienta no solo elimina la carga en papel, sino que agiliza los procesos de tramitación documental. Desde una misma plataforma la empresa contratista o subcontratista puede subir la documentación requerida por la organización o saber en qué estado se encuentra su validación. Asimismo, la organización, una vez validadas las contratas o subcontratas, puede gestionar los permisos de acceso a la instalación.
3. Control y planificación de accesos
La correcta gestión documental en coordinación de actividades empresariales en hoteles y restaurantes deriva en una adecuada planificación de accesos a las instalaciones del centro de trabajo. Esta organización se traduce en efectividad, así como en un ahorro de tiempo y de costes.
4. Fomenta la cultura preventiva
El uso de una herramienta como EcoGestor CAE contribuye al fomento de la cultura preventiva, ya que la coordinación de actividades empresariales conlleva:
- La comprobación de que las contratas y subcontratas están al día en sus obligaciones.
- Los trabajadores conocen los riesgos y cómo evitarlos, ya que disponen de formación específica para llevar a cabo determinados trabajos.
- Los equipos de trabajo que se utilizan están homologados y disponen de marcado europeo (CE) o certificación correspondiente.
- Los vehículos utilizados han pasado favorablemente todas las inspecciones, tienen la documentación en regla y disponen de seguro obligatorio y al día.
Con la recopilación de los documentos y su validación la organización se asegura si no ha contemplado algún riesgo o medida preventiva y mejora su seguridad.
Funcionalidades EcoGestor CAE
Con EcoGestor CAE, hoteles y restaurantes podrán revisar la información y gestionar permisos de acceso desde una misma plataforma gracias a sus funcionalidades:
- Creación y configuración de contratas, trabajadores, subcontratas, vehículos, maquinaria, según las características establecidas por el gestor de CAE.
- Catalogación de las contratas, trabajadores, subcontratas, vehículos, maquinaria, según el estado de los documentos solicitados.
- Registro informatizado de los avisos enviados a las contratas.
- Sistema de semáforo visual para la comprobación del estado de la documentación.
- Revisión y aprobación de los documentos incluidos por la contrata
- Publicación de contratas inter-centro.
- Control de accesos y visitas en el centro de trabajo con la generación de tarjetas visita.
- Generación de informes sobre el registro de accesos, documentación, trabajadores, máquinas y vehículos.
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