Coordinación actividades empresariales

Hoy en día aún existen muchas empresas que siguen utilizando sistemas de Excel y papel para realizar la gestión documental de la coordinación de actividades empresariales en sus centros de trabajo. Y eso es asumir riesgos innecesarios como consecuencia de los errores humanos que se producen de manera inevitable.
En este caso, lo que nos estamos jugando, es suficientemente importante como para evitar estos errores, ya que una mala gestión de la coordinación de actividades empresariales puede derivar en accidentes laborales y en pérdidas de vidas humanas. Además, aunque menos importante, detrás van las sanciones y la depuración de responsabilidades a la empresa titular y la contrata implicada en el accidente.

Todo esto es fácilmente evitable con un sistema de digitalización de toda el proceso, que nos ayudará a tener toda la situación bajo control y a estar más tranquilos garantizando que el sistema de coordinación de actividades empresariales funciona de manera eficaz.

En Eurofins Envira Ingenieros Asesores trabajamos a diario con los equipos de seguridad de las empresas, hacemos muchas auditorías de cumplimiento legal al año, visitamos muchos centros de trabajo y sabemos los problemas diarios con los que se enfrentan los responsables de prevención para lograr realizar una coordinación de actividades empresariales eficiente y eficaz.

En este artículo, te vamos a hacer un resumen de aquellos errores que más frecuentemente se producen en la gestión de la CAE y que podrían ser evitados digitalizando su gestión con un software como Ecogestor CAE.

Los errores más frecuentes en la Coordinación de Actividades Empresariales

• Error 1: La documentación de la contrata o el trabajador no se corresponde con el perfil del trabajo que va a realizar

Muchas veces, cuando la coordinación de actividades empresariales se hace manualmente, es más difícil que todo tenga trazabilidad. Un error muy frecuente es que los trabajadores no presenten la documentación adecuada en función del perfil y los riesgos del trabajo que van a realizar en el centro titular. Por ejemplo, quizá vayan a realizar un trabajo en altura pero se han olvidado de suministrar el justificante de la formación de trabajos en altura.

Cuando no hay una gestión digital que te permita hacer una trazabilidad sencilla entre los riesgos en la empresa, el perfil del trabajador y los documentos, lo más frecuente es que al final falten documentos importantes y lo que es peor que los trabajos acaben siendo realizados por personal sin las cualificaciones o requerimientos necesarios, lo que aumenta mucho el riesgo de accidente y también de sanción.

Por el contrario, si dispones de un sistema digital es casi imposible que esto suceda, porque el sistema te va dirigiendo e indicando los documentos requeridos según el trabajo que se vaya a realizar.

• Error 2: Disponer de la documentación obsoleta

Este error, desde nuestra experiencia, es un clásico. Si tenemos los documentos en soporte físico, es muy fácil no darnos cuenta de que un determinado documento está obsoleto, caducado, o fuera de vigor. En la vorágine de papeles es sencillo perderse y el día a día del trabajo hace que muchas veces el equipo de prevención no pueda llevar al día los documentos.

Con un sistema digitalizado eso nunca pasaría, puesto que el propio software CAE te enviaría avisos de que los documentos están caducados y dispondrías de alertas de colores que indicarían con total claridad qué documentos están fuera de vigor.

• Error 3: Que no haya trazabilidad en toda la documentación

Es lógico que una gestión manual de documentos lleva inevitablemente a pérdidas de trazabilidad en la documentación. Documentos que son de otro trabajador, documentos que no corresponden en función del riesgo del trabajo que se va a realizar, documentos de otro periodo temporal… la lista puede llegar a ser infinita.

Por mucho que queramos tener los documentos organizados en carpetas, los errores humanos son inevitables.

Con un software CAE como Ecogestor, toda la documentación estará organizada digitalmente, sin posibilidades de salirse del guion y los errores, en caso de producirse, se detectan de una forma muy rápida y visual.

• Error 4: No garantizar que las contratas hayan leído documentos importantes

Este es otro de los problemas que frecuentemente nos encontramos en las empresas. Sin un sistema digital, es francamente difícil garantizar que las empresas contratas hayan leído aquellos documentos críticos antes de entrar al centro titular para realizar un trabajo. Documentos como las normas de seguridad a seguir, normas de actuación en caso de emergencia o cualquier otro documento que debe ser de obligada lectura, en la mayoría de los casos acaban sin ser conocidos por las empresas contratas, dada la imposibilidad de garantizar un acuse de recepción de los documentos.

Con un software como Ecogestor CAE esto no sucederá, puesto que el sistema registra cuando los documentos son leídos por las contratas y además, la digitalización nos da muchas facilidades para hacer llegar de manera automática esos documentos a las contratas sin riesgo de que se nos haya olvidado.

• Error 5: No encontrar los documentos

Una gestión de la coordinación de actividades empresariales de forma manual aumenta el riesgo de pérdidas de documentos o de no localizar los documentos en el momento necesario. En la mayoría de los casos los técnicos de PRL gastan demasiado tiempo tratando de encontrar documentos que no saben dónde se archivaron, necesarios para la realización de un determinado trabajo. Recopilar todo el historial de documentación de un determinado trabajo es francamente difícil sin apoyarse en una solución digital.

Por esta razón, tener un sistema digital garantiza que los errores se minimicen enormemente, facilitando también el trabajo a los responsables de prevención que podrán utilizar el tiempo en tareas de mayor importancia que estar buscando documentos.

• Error 6: No disponer de información a golpe de vista para valorar la situación y planificar los trabajos

Indudablemente no es lo mismo revisar un cuadro de mando con un sistema gráfico y visual donde los errores se detectan a un golpe de vista, que manejar carpetas de documentos imposibles de organizar y de explotar.

En un sistema digital dispondremos de un cuadro de mando muy fácil de interpretar. En caso contrario lo más habitual es que no podamos planificarnos de manera tan sencilla, porque nos iremos dando cuenta de los errores sobre la marcha: documentos que faltan debido a lo cual el trabajador no puede entrar al centro de trabajo, formación sin renovar, todo ello acabará llevándonos a una absoluta falta de planificación de los trabajos, pérdidas de tiempo y de dinero.

• Error 7: Los trabajadores llegan al centro y no pueden entrar por falta de previsión

Este error nos lo encontramos con muchísima frecuencia. Trabajadores de contratas que llegan a la puerta del centro titular para realizar un trabajo y se encuentran allí con que no pueden acceder al centro porque les falta documentación y no se habían dado cuenta. Esto implica gastos en desplazamientos innecesarios, replanificaciones de trabajo, penalizaciones por parte del centro titular… En resumen, un sinfín de problemas que con un software CAE no sucedería, porque el sistema es tan intuitivo y visual que esos errores se detectan de manera rápida y además el sistema nos envía avisos automáticos con recordatorios para evitar despistes de última hora.

• Error 8:  versiones obsoletas de documentos

Llevar al día la documentación eliminando las versiones obsoletas que ya no están en vigor parece algo sencillo, pero en el día a día se puede convertir en el gran caballo de batalla para los técnicos de PRL. Los documentos CAE suelen ser intercambiados con múltiples actores, como proveedores, contratas y otros departamentos, (mantenimiento, compras, administración), por lo que pueden estar distribuidos en una gran variedad de lugares diferentes.

De repente te das cuenta que en el departamento de producción están manejando un documento que ya no está en vigor y que olvidaste sustituir. ¿Te resulta familiar?

Compartir la documentación CAE entre departamentos para su aprobación o distribución es un trabajo propenso a errores.

Esto puede acabar acarreando problemas importantes, como informar a las contratas de información errónea, porque se ha utilizado una versión del documento que ya no estaba en vigor, normas de seguridad que ya no aplican, etc…

Sin duda, la gestión manual de la coordinación de actividades empresariales lleva mucho riesgo asociado y no es la mejor de las maneras de gestionar un tema tan importante en el que está en juego la vida de trabajadores. Es difícil disponer de información clara ante tanto papeleo, y hacer un seguimiento de la situación se hace poco menos que imposible.

Utilizar un sistema digital va a suponer un cambio notable en la eficiencia de los trabajos, reduciendo pérdidas de tiempo innecesarias y datos en tiempo real que permiten tomar decisiones rápidas, planificadas e inteligentes.

• Error 9: Falta de entendimiento entre la empresa titular y el contratista

Los contratistas a menudo se confunden sobre la documentación que deben aportar, tienen carencias de conocimientos en prevención de riesgos laborales  y tampoco tienen claros los pasos que deben seguir para coordinarse con la empresa principal.

Con un sistema de documentación manual eso se agrava aún más. Sin embargo con un software como Ecogestor CAE, los pasos a seguir son intuitivos y el contratista solo tiene que ir siguiendo las indicaciones de la herramienta y del soporte online que siempre está disponible para ayudar en todo el proceso.

• Error 10: Elegir el Software CAE incorrecto

Una vez que las empresas se dan cuenta de que la digitalización de la CAE es imprescindible, se lanzan a la “aventura” de buscar un software CAE que cubra sus necesidades. Pero muchas veces se equivocan y eligen una solución que no cubre sus particularidades al 100 %. Por eso te dejamos aquí este artículo donde te explicamos cuáles son las variables en las que te debes fijar para la selección del software CAE adecuado.

Digitalizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales es un gran paso y la herramienta que se elija debe estar acorde con esta decisión.

Ahorra tiempo en la coordinación de actividades empresariales

No deberías pensarlo mucho. Digitalizar tu departamento de prevención de riesgos laborales es una necesidad hoy en día.

En Eurofins Envira Ingenieros Asesores te invitamos a pruebes nuestro software Ecogestor CAE, para eliminar todo el papeleo, digitalizar, automatizar y simplificar la Coordinación de Actividades Empresariales.

Pero por supuesto, debes elegir aquel software que mejor se adapte a tus necesidades.

Por eso queremos que conozcas Ecogestor CAE y puedas tomar una decisión basada en el conocimiento. Si quieres conocer nuestro software puedes solicitarnos una demo totalmente gratuita de Ecogestor CAE para que veas en primera persona cómo funciona y si es la herramienta que necesitas en tu empresa.

Qué es la coordinación de actividades empresariales

La coordinación de actividades empresariales es la disciplina por la cual se establecen medios de control de la prevención de riesgos laborales cuando los trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. En especial estas medidas están orientadas hacia la cooperación entre sí de todas las empresas y trabajadores concurrentes, con objeto de que dicha concurrencia no repercuta negativamente en la seguridad y salud de los trabajadores implicados.

Por tanto, la Coordinación de Actividades  Empresariales (conocida con las siglas CAE) tiene por objeto dar soporte a la prevención de los riesgos laborales derivados de la contratación y subcontratación empresarial, cuando en el mismo centro de trabajo concurren diferentes empresas.

Hay que tener en cuenta que la subcontratación de tareas laborales es algo cada más habitual en la mayoría de las organizaciones, puesto que frecuentemente las empresas recurren a la contratación de servicios de empresas terceras para la ejecución de determinados trabajos. Al ser esta una práctica cada vez más extendida y que está tomando una enorme dimensión en los últimos tiempos, necesita de unas medidas específicas de control que garanticen el cumplimiento de los procedimientos de trabajo y de las medidas de seguridad de cada organización y sobre todo garantizando en todo momento la seguridad y salud de los trabajadores que participan en los trabajos.

El número de trabajadores que se aglutinan en un centro de trabajo puede llegar a ser tan grande en ciertas ocasiones, que para los responsables de prevención se hace imposible controlar la entrada y salida de trabajadores, la aptitud de los mismos y garantizar que los trabajos se desarrollen con seguridad. Por ello la coordinación de actividades empresariales es clave para tener bajo control estas situaciones, tan frecuentes en las empresas y la utilización de determinadas herramientas digitales agiliza y simplifica considerablemente este control tan necesario.

Obviamente, para que la coordinación de actividades empresariales funcione, es necesario considerar los riesgos del centro titular y de su actividad, así como la de los trabajos que van a realizar cada una de las empresas que concurren en el centro titular, pero también los riesgos nuevos que pueden derivar de la propia concurrencia de las empresas.

Qué legislación regula la Coordinación de Actividades Empresariales

La norma que regula en España la Coordinación de Actividades Empresariales en las organizaciones es el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. Este Real Decreto es la marco legislativo principal en el que se basa toda la legislación en materia de Coordinación de actividades empresariales y que establece una serie de actuaciones y obligaciones para todas las empresas concurrentes en el centro, para el empresario titular y para el empresario principal.

Este Real Decreto nace en desarrollo de lo recogido en el art. 24 de la Ley 31/1991 de prevención de riesgos laborales, que dice textualmente:

1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores

2. El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.

3. Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Conceptos básicos de la Coordinación de Actividades Empresariales

 Antes de entrar a definir cuáles son las obligaciones de coordinación de actividades empresariales para los diferentes actores implicados, es necesario aclarar ciertos conceptos básicos que el propio Real Decreto 171/2004 establece como definición.

Hay varios elementos clave en coordinación de actividades empresariales cuya definición es necesario entender previamente: centro de trabajo, empresario titular, empresario principal y empresas concurrentes.

Centro de trabajo:

Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo. Es el área definida en el contrato, donde la empresa contratista realizará la actividad que se le contrata.

Empresario titular:

La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Es decir, quien tiene el dominio del centro y además lo dirige y controla.

Empresario principal:

el empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desa­rrollan en su propio centro de trabajo. Puede ser a su vez el empresario titular.

Empresa concurrente:

Medios de Coordinación de Actividades Empresariales

El RD 171/2004 establece la obligación de que los empresarios concurrentes en el centro de trabajo deberán definir los medios de coordinación para la prevención de riesgos laborales que consideren necesarios, antes del inicio de los trabajos.

Los medios de coordinación deben entenderse como toda medida destinada a garantizar y a optimizar la coordinación de actividades empresariales para que se realizce de forma eficiente. Dicho en otras palabras, estos medios deben favorecer el intercambio fluido de información y documentación entre las empresas concurrentes y facilitar así el establecimiento de unas buenas prácticas en el centro de trabajo que garanticen la seguridad de todos los trabajadores implicados.

Relación no exhaustiva de medios de coordinación.

A continuación se establece la lista no exhaustiva de medios de coordinación que pueden implantarse en un centro de trabajo donde se produzca la concurrencia de empresas:

• El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes
• La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
• Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
• La impartición de instrucciones.
• El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
• La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
• La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas, que será el medio preferente en ciertas situaciones

La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponde al empresario titular del centro de trabajo cuyos trabajadores desarrollen actividades en éste o, en su defecto, al empresario principal. En todo caso, todos los empresarios implicados deberán informar a sus respectivos trabajadores sobre los medios de coordinación que se han establecido.

Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas se considerará medio de coordinación preferente de entre los posibles medios a elegir,  cuando se den dos o más de las siguientes condiciones:

• Cuando en el centro de trabajo se realicen actividades o procesos reglamentariamente considerados como peligrosos o con riesgos especiales
• Cuando exista una especial dificultad para controlar las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves.
• Cuando exista una especial dificultad para evitar que se desarrollen en el centro de trabajo, actividades incompatibles entre sí desde la perspectiva de la seguridad y la salud de los trabajadores.
• Cuando exista una especial complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes, del tipo de actividades desarrolladas y de las características del centro de trabajo.

Quién puede ser designado como coordinador de la actividad preventiva

En el caso de que se haya optado por la designación de un coordinador de la actividades preventiva, teniendo en consideración lo indicado en el apartado anterior, la persona/s designada/s deberá seleccionarse teniendo en cuanta las siguientes condiciones:

• Podrán ser encargadas de la coordinación de las actividades preventivas las siguientes personas:
  • Uno o varios de los trabajadores designados para el desarrollo de las actividades preventivas por el empresario titular del centro de trabajo o por los demás empresarios concurrentes
  • Uno o varios miembros del servicio de prevención propio de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes.
  • Uno o varios miembros del servicio de prevención ajeno concertado por la empresa titular del centro de trabajo o por las demás empresas concurrentes.
  • Uno o varios trabajadores de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes que reúnan los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios
  • Cualquier otro trabajador de la empresa titular del centro de trabajo que, por su posición en la estructura jerárquica de la empresa y por las funciones técnicas que desempeñen esté capacitado para la coordinación de las actividades empresariales.
  • Una o varias personas de empresas dedicadas a la coordinación de actividades preventivas, que reúnan las competencias, los conocimientos y la cualificación necesarios

• La persona o las personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas serán designadas por el empresario titular del centro de trabajo
• Si quieres saber más en este tema te dejamos este post sobre cuando es obligatorio disponer de un coordinador de la actividade preventiva

Funciones de la persona/s encargada/s de la coordinación de las actividades preventivas.

La persona o personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas en el centro de trabajo deberán contar con la formación preventiva como mínimo del nivel intermedio y deberá realizar las siguientes funciones:

• Ayudar al cumplimiento de los objetivos en materia de Coordinación de actividades empresariales
• Servir de canal para el intercambio de las informaciones entre las empresas concurrentes
• Cualesquiera otras encomendadas por el empresario titular del centro de trabajo.

Estas personas estarán facultadas en el centro de trabajo para cualquiera de las siguientes funciones:

• Conocer las informaciones que deben intercambiarse las empresas concurrentes
• Acceder a cualquier zona del centro de trabajo.
• Impartir a las empresas concurrentes las instrucciones que sean necesarias
• Proponer a las empresas concurrentes la adopción de medidas para la prevención de los riesgos

Obligaciones del empresario titular

El empresario titular deberá cumplir con ciertas obligaciones para garantizar la coordinación de actividades empresariales en el centro de trabajo:

Información:

• El empresario titular deberá informar a los otros empresarios concurrentes sobre:
  • Los riesgos propios del centro de trabajo
  • Las medidas para la prevención de tales riesgos
  • Las medidas de emergencia que se deben aplicar.
• La información deberá proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos propios del centro de trabajo
• La información se facilitará por escrito cuando los riesgos propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.

Instrucciones:

• El empresario titular del centro de trabajo dará al resto de empresarios concurrentes instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo y sobre las medidas antes situaciones de emergencia.
• Las instrucciones habrán de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos
• Las instrucciones se facilitarán por escrito cuando los riesgos existentes en el centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.

Fuente: INSST

Obligaciones del empresario principal.

Igualmente el empresario principal deberá cumplir con ciertas obligaciones para garantizar la coordinación de actividades empresariales en el centro de trabajo:

• El empresario principal deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
• El empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que:
  • Le acrediten por escrito que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva.
  • Le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
  • Deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.

Fuente: INSST

Obligaciones que deben adoptar los empresarios concurrentes.

Todas las empresas y trabajadores autónomos que concurran en el centro de trabajo deberán cooperar en la aplicación de las medidas de coordinación de actividades empresariales, tanto si existe o no relaciones jurídicas entre ellos y cumplir con las siguientes obligaciones:

• Las empresas concurrentes deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes. La información deberá proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia.
• La información se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.
• Cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, el empresario deberá informar a los demás empresarios
• Los empresarios deberán comunicarse de inmediato toda situación de emergencia
• Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos de los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales
• Los empresarios que desarrollen actividades en un centro de trabajo del que otro empresario sea titular tendrán en cuenta la información recibida de éste en la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva
• Las instrucciones dadas por el empresario titular del centro de trabajo deberán ser cumplidas por los demás empresarios concurrentes.
• Deberán comunicar a sus trabajadores respectivos la información y las instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo

Información adicional sobre Coordinación de Actividades Empresariales

Aquí te dejamos un repertorio de documento que puede ser de interés:

• Nota Técnica sobre Coordinación de Actividades Empresariales del INSST
• Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.

Soluciones digitales para la Coordinación de actividades empresariales:

Los software de Coordinación de Actividades Empresariales como EcoGestor CAE permiten a las empresas contratistas y subcontratistas, así como al empresario titular y principal llevar un control digital, ágil, y coordinado de la concurrencia de las empresa en el centro de trabajo y así poder dar cumplimiento a las obligaciones del RD 171/2004 de manera sencilla.

EcoGestor CAE integra un control de accesos que garantiza que cualquier persona, vehículo o maquinaría que acceda a las instalaciones cumpla con los requisitos exigibles

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