Qué es un plan de mantenimiento
Un plan de mantenimiento es el conjunto de intervenciones u operaciones preventivas que debemos realizar en los equipos o activos de nuestra instalación. Estas intervenciones están basadas en protocolos de mantenimiento para cada tipo de activo, para lograr cumplir con unos objetivos de disponibilidad, fiabilidad y coste y por ende ampliar la vida útil de los equipos.
Un buen plan de mantenimiento preventivo permite evitar los fallos en el equipo antes de que estos ocurran.
Por qué es importante realizar un plan de mantenimiento preventivo
La realización de un plan de mantenimiento exitoso es clave para anticipar los problemas y averías que puedan surgir en nuestros activos. Toda anticipación implica importantes ahorros en costes y sobre todo evita pérdidas económicas derivadas de una incorrecta gestión del mantenimiento. Hablamos de:
- Pérdidas de producción debido a tiempos de parada
- Costes asociados a las reparaciones de equipos, incluyendo tanto costes de personal como de adquisición de materiales y repuestos
- Reducción de la vida útil de los equipos, lo que redunda nuevamente en costes económicos de adquisición de equipos nuevos
- Sanciones por incumplimientos de la normativa legal
Crear un plan de mantenimiento preventivo industrial que ayude a prever todas estas situaciones es crítico y altamente beneficioso para el aumento de la eficiencia tanto productiva como económica de nuestra empresa.
Las ventajas de disponer de un plan de mantenimiento preventivo son por tanto múltiples, pero entre ellas podemos señalar:
- Reducir las intervenciones correctivas, ya que una buena previsión y planificación se evitarán averías
- Reducir los gastos en reparaciones, tanto materiales como humanos
- Aumentar la disponibilidad de los activos, por lo que conseguiremos una mayor rentabilidad en la producción
- Reducción de costes por reemplazo de equipos, ya que la vida útil de los activos se verá ampliada
- Aumentar la productividad en fábrica y reducir costes derivados de la parada de producción
- Reducir riesgos de accidentes laborales relacionados con fallos en equipos
- Evitar sanciones por incumplimiento de la normativa de reglamentación de instalaciones
- Aumentar la eficiencia del área de mantenimiento, ya que los trabajos estarán mucho mejor organizados y optimizados
- Disponer de una gestión eficiente de maquinaria y herramientas y evitar así carencias de herramientas cuando son necesarias
En resumen, disponer de un buen plan de mantenimiento preventivo es clave para trabajar de manera más eficiente.
Qué debe contener un plan de mantenimiento
El plan de mantenimiento debe englobar tres tipos de actividades:
- Las intervenciones rutinarias que se hacen normalmente a diario
- Las actividades planificadas que se hacen a lo largo del año
- Las actividades que se hacen durante las paradas programadas.
Diferentes tipos de mantenimiento
Como ya comentamos en un artículo anterior sobre los tipos de mantenimiento, para cada uno de los equipos de nuestro centro o planta de trabajo podemos establecer diferentes políticas de mantenimiento y también combinar varias.
Todas estas acciones, organizadas en el tiempo constituyen nuestro plan de mantenimiento. De manera resumida, aquellas tareas que hagamos antes de que un fallo se produzca, serían consideradas preventivas, mientras que las que se traten a posteriori serían tareas correctivas.
Existen varias pautas deterministas que nos permiten establecer nuestro plan de mantenimiento preventivo, basadas en la reglamentación de carácter legal que nos obliga a realizar ciertas operaciones con determinada frecuencia y también las pautas que establece el fabricante de los equipos nos define unas recomendaciones de intervenciones y su frecuencia recomendada.
De manera resumida, pueden existir varios tipos de mantenimiento o de intervención:
- Reparación o sustitución a intervalos fijos
Se puede emplear este tipo de acción cuando el patrón que sigue el fallo dependa claramente del tiempo y se espera que el equipo se agote en el tiempo de vida previsto.
Este modelo de intervención es interesante cuando los costes de sustitución del elemento que ha dado el fallo sean mucho menores que los de la reparación del fallo (elementos de fácil sustitución).
- Mantenimiento según condición
Este tipo de intervención consisten en llevar a cabo la monitorización de alguna condición o parámetro del equipos a controlar que nos pueda alertar del deterioro del equipo. En el caso de que así sea, esto maximiza el tiempo de vida del activo, aunque puede implicar costes elevados de instrumentación para la monitorización.
- Mantenimiento de oportunidad
En este caso, las acciones de mantenimiento se realizan aprovechando reparaciones a fecha fija, aprovechando dicha parada se realiza también el mantenimiento sobre elementos distintos a la causa raíz de la reparación.
Pasos para realizar un plan de mantenimiento
El plan de mantenimiento de una planta deberá elaborarse a partir de la selección de la mejor combinación de los diferentes tipos de mantenimiento enumeradas en el apartado anterior para cada equipo de manera coordinada.
Debido a esta complejidad, debemos disponer de procedimiento claro sobre los diferentes pasos que debemos seguir. En este artículo recogemos los pasos claves a seguir para elaborar un plan de mantenimiento con éxito:
- Definir nuestros objetivos:
Debemos definir de antemano unos objetivos claros que pretendemos lograr con nuestro plan. Es obvio, de manera general que lo que se persigue es minimizar tiempos de parada de producción y reducción de costes por averías. Pero podemos, al mismo tiempo aprovechar para definir unos indicadores de mantenimiento más concretos que nos permitan monitorizar si estamos en el buen camino o no.
- Establecer el presupuesto:
Debemos tener claro cuál es el presupuesto disponible para abordar todas las acciones de mantenimiento.
- Inventariar los equipos que vamos a incluir en el plan:
Esta fase es clave en el proceso de elaboración de un plan de mantenimiento exitoso.
Debemos disponer de un inventario de todos los equipos que deben ser incluidos en el plan de mantenimiento. Además, es conveniente elabora una ficha con los datos relevantes de cada equipo y su historial y todos los documentos importantes (manuales de uso y mantenimiento, información del fabricante, marcado CE, etc)
Una buena clasificación de los equipos es la que se basa en su reemplazabilidad y función. El sistema de identificación más simple es el que se basa en la codificación numérica.
Asociados a cada equipo se tendrán los repuestos y consumibles que habitualmente se emplean en sus intervenciones, así como cualquier documento relevante.
Es interesante que recojamos la información más interesante asociada a cada equipo, puesto que puede ser necesaria para la planificación del mantenimiento.
Entre alguno de los datos que podemos recopilar de nuestros equipos están:
- Modelo de producción (funcionamiento continuo, fluctuante o intermitente)
- Recomendaciones de mantenimiento de los fabricantes, esto es clave
- Factores de cada equipo, tales como características de fallo (tiempo medio a fallo, modo de fallo) o características de reparación (tiempo medio de reparación, tiempo tras el fallo antes de que la planta se vea afectada, nivel de redundancia)
- Factores económicos: coste de material del equipo y coste de monitorización.
- Factores de seguridad y legislativos: internos, medioambientales, legislación y reglamentos.
- En este punto de recopilación de información, es importante revisar los mantenimientos previos realizados para cada equipo y especialmente tener clara la última fecha de realización de las acciones de mantenimiento, ya que es el punto de partida para definir el próximo mantenimiento necesarios.
- Consultar los manuales de los equipos y las obligaciones legales:
Es necesario conocer las especificación y recomendaciones de los fabricantes, así como los plazos de garantía. Habitualmente en los manuales que nos suministran los fabricantes de los equipos tenemos todas las reglas de mantenimiento preventivo y correctivo necesarias para definir la frecuencia de las operaciones de nuestro plan de mantenimiento.
En los manuales, encontramos la información necesaria para establecer:
- Operaciones de mantenimiento preventivo a realizar
- Frecuencia o intervalo de las operaciones
- Fechas límites de revisión
- Tiempos de vida útil de los equpos
- Recomendaciones relativas a tipos de aceites o lubricantes a emplear, las medidas de seguridad, etc
Asimismo, es fundamental recopilar todas las operaciones de carácter legal a las que estamos obligaciones por algún reglamento o legislación. Existen múltiples equipos que tienen gamas de mantenimiento legal, que por tanto, no podemos obviar. Recopilar toda esta legislación es fundamental a la hora de elaborar nuestro plan de mantenimiento.
- Asignación de responsables:
Debemos de tener claro los operarios disponibles así como sus especialidades y formaciones. Esto se puede hacer mediante un inventario de personal, disponiendo de fichas para cada uno de los trabajadores, así como los costes por hora de cada operario. Esto permitirá inputar los costes de mano de obra a cada intervención de manera sencilla según las horas empleadas en cada acción.
De la misma manera, es recomendable inventariar las empresas proveedoras externas que nos pueden realizar operaciones de mantenimiento. Disponer de su información, datos de contacto, tarifas, autorizaciones requeridas por ley, etc.
Al mismo tiempo, si esa empresas externas van a venir a realizar una intervención a nuestro centro de trabajo, no debemos olvidar la coordinación de actividades empresariales, que nos obliga de garantizar la aptitud tanto de la empresa proveedora del servicio como de los trabajadores que van a venir a nuestro centro a realizar la intervención.
- Planificar las acciones que se van a realizar:
En este punto, deben definirse las intervenciones que vamos a incluir en el plan de mantenimiento, en base a periodos de tiempo fijo o bien en base a otras métricas.
Debemos crear el conjunto de intervenciones u operaciones que se deben realizar a periodos establecidos, que serán lanzadas cuando llegue su momento. Este conjunto o agrupación de operaciones según la frecuencia temporal o bien por alguna otra variable (horas de funcionamiento del equipo, kilómetros, etc) se suelen denominar gamas o rutinas de mantenimiento.
En el plan de mantenimiento preventivo debemos considerar no sólo las gamas legales, sino también las que recomienda el fabricante del equipo.
Si la frecuencia de las operaciones se realiza en base a periodos temporales el ajuste de las operaciones se realizará en base a las fechas de vencimiento: por ejemplo, podemos tener gamas de mantenimiento mensual, semestral, etc… que estarán constituidas por todas las intervenciones que deben realizarse con dicha periodicidad temporal.
Si es en base a otras variables, la frecuencia de las intervenciones se programa en base al valor de dichas métricas. Por ejemplo, «horas funcionamiento de un equipo» puede venir dada por la integración con un software que de forma diaria proporcione los valores de las horas acumuladas de funcionamiento de cada máquina.
A la hora de planificar el mantenimiento preventivo, hay que tener en cuenta:
- Si lo trabajos se hacen con máquina en parada
- Si se dispone de los repuestos necesarios y la maquinaria necesaria para realizar dichas intervenciones en la fecha planificada
- Analizar los recursos necesarios y la duración de los trabajos.
7. Documentar nuestro plan de mantenimiento:
Para documentar nuestro plan de mantenimiento o lo que es lo mismo establecer el cronograma de intervenciones que debemos realizar sobre cada activo, muchas empresas aún siguen usando Excel. Hoy en día se dispone de sofisticados software denominados GMAO o CMMS, que permiten digitalizar toda esta parte documental y nos ayudan a automatizar todo el proceso relacionado con el mantenimiento, al mismo tiempo que nos ayudan a ser más eficaces.
- Ejecución de las tareas del plan:
Es el momento de llevar a ejecución las tareas que hemos programado en el plan de mantenimiento. Para que las tareas sean ejecutadas en tiempo, es importante ajustar alertas que nos avisen previamente de las fechas de vencimiento de cada operación.
Si disponemos de un software GMAO o CMMS, todos estos avisos o alertas vendrán automatizadas con el sistema. En caso contrario, si disponemos de un Excel o cuadrícula debemos buscar un sistema paralelo para ajustes de alertas.
- Documentar los trabajos realizado:
Todas las intervenciones, ya sean preventivas o correctivas, deben quedar documentadas. Esto se hace mediante partes de trabajo u órdenes de trabajo que cada operario deberá cumplimentar dejando constancia de que el trabajo previamente planificado ha sido resuelto satisfactoriamente.
- Analizar y explotar la información:
Un plan de mantenimiento preventivo es un documento vivo que se deberá corregir y ajustar a medida que se va revisando.
Es muy importante llevar un control de los principales indicadores o KPis de mantenimento que nos permitirá sacar conclusiones sobre los puntos de mejora y poder adelantarnos en el futuro.
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