¿QUÉ ES LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES?
La homologación de proveedores es una metodología que emplean las organizaciones para verificar si sus proveedores de servicios o productos cumplen con una serie de estándares o criterios de calidad propios que garanticen un servicio óptimo.
Los parámetros de homologación de proveedores son definidos por la propia empresa que es quien establece en base a qué variables quiere estandarizar la homologación.
La homologación de proveedores cada vez es más popular entre las organizaciones dentro de sus sistemas de gestión ISO 9001, puesto que está muy relacionada con la calidad y se realiza con el objetivo de poder averiguar si un determinado proveedor es apto para la realización del servicio o para el suministro de sus productos en base a los requisitos auto definidos.
Disponer de un listado de proveedores homologados nos permite trabajar con tranquilidad a la hora de subcontratar o ejecutar un determinado proyecto que requiera de la intervención de terceras empresas, pues sabemos que los proveedores cumplirán con ciertos mínimos que hemos determinado.
Dentro del proceso de homologación de proveedores, la empresa analizará diferentes variables del proveedor para garantizar su aptitud desde un punto de vista integral, en aspectos tales como el cumplimiento legal, la calidad de su servicio, la satisfacción con sus productos, criterios ambientales, etc.
En la mayoría de los casos, cuando un proveedor desea trabajar con una empresa que tiene implantada una metodología de homologación de proveedores, deberá pasar por el proceso de evaluación para poder dar suministro a sus productos o servicios, y en caso contrario deberá solventar las carencias hasta volver a estar homologado.
El proceso de homologación de proveedores es integral cubriendo diferentes aspectos de la cadena productiva y aunque hay sectores en los que está más implantado, en principio se puede aplicar en la totalidad de los sectores empresariales.
CRITERIOS DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Los criterios en base a los cuales una empresa decide evaluar y homologar a sus proveedores son propios, es decir, son establecidos a criterio de la propia empresa que realiza el proceso de homologación. Por ejemplo, podemos mencionar los siguientes criterios:
- Calidad de sus suministros y de sus servicios
- Compromiso con el medioambiente
- Seguridad
- Responsabilidad social corporativa
- Cumplimiento legal
- Solvencia económica
VENTAJAS DE LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Una vez realizada una homologación de proveedores podemos aprovecharnos de sus múltiples beneficios. Entre ellos cabe señalar los siguientes:
- Mejorar la satisfacción de nuestros propios clientes puesto que al garantizar la calidad de nuestros proveedores y sus suministros, indirectamente estaremos repercutiendo en mejoras en nuestros productos, tiempos de entrega, etc
- Reducir riesgos futuros debido a acciones de los proveedores. Esto supone mejorar nuestra reputación empresarial
- Mejorar nuestra imagen como empresa sostenible y socialmente responsable lo que supone una ventaja competitiva. Los clientes cada vez reclaman un mayor compromiso ético y social
- Ahorros en tiempo y dinero debido a reclamaciones, fechas de entrega aplazadas, etc.
Además, con la homologación de proveedores evitamos que se produzcan situaciones que ponen en riesgo nuestra reputación y que implican gastos extras, tales como:
- Baja calidad del producto o servicio
- Reprocesos
- Demoras
- Multas
- Incumplimientos
- Crisis reputacional
- Aumento de quejas por parte de los clientes
MÉTODOLOGÍA PARA LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Existen diversidad de metodologías que podemos aplicar para realizar la homologación de nuestros proveedores. Los más habitualmente utilizados por las empresas son los siguientes:
- Utilización de un Cuestionario de homologación. La empresa que desea homologar a sus proveedores define un cuestionario en base a los criterios que desea valorar del proveedor. El cuestionario se hará llegar al proveedor quién remitirá la respuestas, lo que permite a la organización en base a las respuesta y los criterios de valoración, determinar el grado de homologación de la empresa proveedora.
- Realización de una Auditoría. En este caso la empresa realiza una visita en las instalaciones del proveedor donde comprobará in situ el cumplimiento de los criterios utilizados para la homologación
- Realización de un Test de producto. En este método se prueba por un tiempo determinado, los productos que ofrece el proveedor. Al final del periodo se valida su uso y se determina si se puede o no homologar. Este método es especialmente empleado cuando el objetivo preferente es validar la calidad de los productos del proveedor y valorar si son aptos o no
- Homologación en base a un histórico. En esta metodología se evalúan los resultados históricos del proveedor con el que ya hemos trabajado previamente: cantidades suministradas, desempeño del proveedor, reclamaciones, quejas, etc. Para la aplicación de esta metodología es necesario que ya existe una experiencia anterior con el proveedor en base a la cual podremos corroborar el correcto desempeño y la capacidad de suministro y calidad en el servicio.
Sea cual sea la metodología, como resultado de la homologación de proveedores lo que se obtiene es una calificación de cada proveedor en base a unos criterios preestablecidos, lo que nos permitirá aceptar, rechazar a postponer su homologación hasta que resuelva las carencias detectadas.
En conclusión, la homologación de proveedores ayudará a la organización a contar con un listado de proveedores óptimos para su propia operatividad
FASES DEL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Para realizar el proceso de homologación de proveedores lo más habitual es seguir diferentes etapas para completar todo el proceso y disponer de una lista de aquellos proveedores que pueden considerarse homologados.
Los pasos para llevar a cabo una homologación de proveedores son los siguientes:
- Disponer de un listado de proveedores
Debemos disponer de una lista o inventario de los proveedores que vamos a evaluar, con todos los datos necesarios y clasificados por categorías
- Cuestionarios de homologación
Deberemos tener claros los criterios según los cuales vamos a realizar la evaluación de nuestros proveedores, en base a todas aquellas variables que se consideren relevantes para poder evaluar la satisfacción u homologación del proveedor.
También deberemos disponer de un plan de envíos, determinando las periodicidades con las que se emitirán los cuestionarios o se realizarán las visitas
Lo más habitual es disponer de diferentes cuestionarios, unos de carácter estándar y otros aplicables sólo a determinadas categorías de proveedores.
- Análisis de los Resultados de los cuestionarios
Una vez finalizado el paso anterior, es necesario establecer un sistema de análisis para estudiar los datos recogidos en los cuestionarios anteriores y poder establecer conclusiones. Se analizarán las respuestas de los proveedores y se les puntuará en base al estándar previamente establecido, que determinará si se considera homologado o no
- Visita a los centros de trabajo de los proveedores
Visitar los centros de trabajo de los proveedores es una buena práctica que permite garantizar que las respuestas de los cuestionarios y los datos recogidos durante el proceso de evaluación son fidedignos. Asimismo, nos permitirá chequear in situ las instalaciones del proveedor y comprobar que la calidad del servicio del proveedor cumple con las expectativas
- Informe de homologación
Una vez que hemos encuestado y visitado a nuestro proveedor, debemos plasmar en un informe los resultados de la homologación, determinando si el proveedor es apto o no. En caso afirmativo, dicho proveedor deberá ser registrado en nuestra lista de proveedores homologados.
PERIODICIDAD DE LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
La primera homologación de proveedores debemos realizarla al inicio de las relaciones comerciales con el proveedor, pero debemos reevaluar a lo largo del tiempo para verificar que las condiciones siguen siendo las óptimas en el tiempo. Es habitual establecer las condiciones o requisitos iniciales en un adjunto al contrato o pliego de condiciones, pero no debemos olvidar reevaluar a nuestros proveedores para verificar que con el tiempo la homologación inicial sigue siendo vigente.
Esta es la razón por la que es conveniente disponer de un software o herramienta digital para la homologación de proveedores, puesto que esto nos ayudará en la automatización de estos procesos, que en caso de tener que realizarse de forma manual, supondrá un consumo extra de tiempo y dinero. Con una herramienta digital como EcoGestor Proveedores podremos automatizar todos los envíos y dispondremos de un sistema digitalizado con toda la información.
Contar con una cartera de proveedores homologados sólo es posible si tenemos el software óptimo para ello y EcoGestor Proveedores es una alternativa digital excelente para poder optimizar todo el proceso de homologación de proveedores. Además EcoGestor Proveedores está totalmente integrado con nuestro software EcoGestor CAE para la coordinación de actividades empresariales, lo que permite trabajar con toda la información de proveedores y contratas en una única plataforma.
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