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Qué es el Reglamento EMAS y para qué sirve
Qué es el Reglamento EMAS y para qué sirve 210 278 Prisma

El Reglamento EMAS, (proveniente de sus en inglés «Eco-Management and Audit Scheme») es uno de los instrumentos europeos para la sostenibilidad y establece un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales que puede ser implantado por cualquier organización con carácter voluntario. En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre el Reglamento EMAS para implantarlo con éxito.

¿Qué es el Reglamento EMAS?

Se conoce como Reglamento EMAS el REGLAMENTO (CE) Nº 1221/2009 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, de 25 de noviembre de 2009, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS), y por el que se derogan el Reglamento (CE) nº 761/2001 y las Decisiones 2001/681/CE y 2006/193/CE de la Comisión D.O.U.E. L 342 del 22/12/2009.

Se trata de un modelo Europeo, que permite a las organizaciones adherirse con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (Reglamento EMAS).

El objetivo del Reglamento EMAS consiste en promover mejoras continuas del comportamiento medioambiental de las organizaciones mediante el establecimiento y la aplicación de un sistema de gestión medioambiental, la evaluación del comportamiento de tal sistema, la difusión de información sobre comportamiento medioambiental, el diálogo abierto con el público y otras partes interesadas y la implicación activa del personal.

El Reglamento EMAS es una herramienta más, dentro de las múltiples opciones existentes, que complementa todas las políticas de la UE para lograr el desarrollo sostenible.

Las organizaciones registradas en el Reglamento EMAS se comprometen a reducir su impacto ambiental de manera global, teniendo en cuenta todos sus impactos en el medio ambiente. Esto implica desde reducir sus consumos, hasta la producción de residuos y otros impactos ambientales.

De manera resumida, podríamos decir que el Reglamento EMAS es un sistema que permite a las empresas y otras organizaciones evaluar, informar y mejorar su comportamiento medioambiental.

El Reglamento EMAS incluye unos requisitos muy específicos para obtener su certificación que de manera resumida son:

  • El cumplimiento legal de toda la legislación medioambiental
  • La mejora continua del comportamiento medioambiental de la organización
  • Verificación del comportamiento por parte de un verificador
  • Difusión pública de los datos medioambientales de la organización mediante la declaración medioambiental

Toda organización de cualquier sector económico puede participar en el Reglamento EMAS, sin limitaciones.  Los datos de octubre de 2021 desprenden una amplia acogida del Reglamento EMAS, contabilizando 3.887 organizaciones y 12.022 centros registrados.

 Recientemente, la Comisión Europea acogió la 22ª reunión del Comité y el Grupo de Expertos del Reglamento EMAS en una reunión en línea el 25 de noviembre de 2021

Los temas principales que se trataron en dicha reunión fueron:

  • el uso del método de muestreo para los registros en varios sitios
  • las soluciones digitales para la gestión medioambiental
  • la actualización de la guía del usuario
  • las posibles sinergias de EMAS con otras iniciativas políticas de la UE

Historia del Reglamento EMAS

El Reglamento EMAS se creó en 1993 y ha ido evolucionando con el tiempo. El primer Reglamento EMAS fue el Reglamento 1836/93 que se introdujo por primera vez como herramienta de la Comisión Europea para lograr el objetivo de desarrollo sostenible.

En 2001, se realizó la primera revisión del reglamento EMAS, adoptándose el Reglamento (CE) nº 761/2001 revisado (conocido como EMAS II).

En 2009, se realizó una segunda revisión del Reglamento EMAS. El Reglamento (CE) nº 1221/2009 se publicó el 22 de diciembre de 2009 y entró en vigor el 11 de enero de 2010.

En el año 2017 se modificaron los anexos I, II y III del Reglamento EMAS, incluyéndose cambios asociados con la norma ISO 14001:2015, a través del Reglamento (UE) 2017/1505

En 2019, también se modificó el Anexo IV del Reglamento EMAS (Reglamento de la Comisión de la UE 2018/2026), modificación que supuso una actualización de los indicadores básicos del reglamento EMAS.

Beneficios de implantar el Reglamento EMAS

Toda empresa adherida al Reglamento EMAS puede alcanzar grandes beneficios derivados de su registro en el EMAS:

  • Mejorar el rendimiento de la organización, en especial el rendimiento ambiental
  • Mejorar la credibilidad de la organización frente a partes terceras y el público en general
  • Proyectar una imagen de transparencia ambiental
  • Garantiza el cumplimiento legal
  • Lograr la implicación de los empleados en temas ambientales
  • Reducción de costes (al reducir los consumos y optimizar la gestión ambiental)
  • Minimización de riesgos ambientales que pueden dar lugar a importantes sanciones económicas
  • Lograr ciertas exención de responsabilidades reglamentarias
  • Optimizar las relaciones con todas las partes interesadas, tanto internas como externas
  • Lograr una ventaja competitiva frente a otras organizaciones
  • Mejora de la responsabilidad social empresarial
  • Protección del medio ambiente y contribución al desarrollo sostenible
  • Optar a contrataciones públicas que incluyen cláusulas verdes

Hoy en día el grado de conciencia ambiental de la sociedad no concibe una empresa u organización que no tenga en consideración, dentro de su estrategia empresarial, sus impactos ambientales y su imagen sostenible. Las organizaciones deben ser proactivas ante la sostenibilidad. Aquí te dejamos un artículo sobre las 14 claves para convertir tu organización en una empresa sostenible.

¿Cómo saber qué organizaciones están registradas en el Reglamento EMAS?

Puedes consultar la siguiente página del Ministerio: Registro EMAS

Cada Organismo Nacional competente de cada país es responsable del registro de las organizaciones que estén adheridas al Reglamento EMAS.

El propio Reglamento EMAS define “organización» como: una compañía, sociedad, empresa, autoridad o institución situada dentro o fuera de la Comunidad, o una parte o combinación de ellas, esté o no constituida en sociedad, sea pública o privada, que tenga sus propias funciones y administración.

Procedimiento de registro en el Reglamento EMAS

Para lograr la certificación y Registro EMAS las organizaciones deben dar varios pasos. A continuación te resumimos cuáles son:

  • Realizar una revisión o diagnóstico medioambiental
  • Identificar sus impactos ambientales
  • Identificar las obligaciones medioambientales.
  • Implantar una política medioambiental
  • Definir un plan de acción para reducir sus impactos ambientales.
  • Establecer un sistema de gestión medioambiental. ¿Quieres saber más sobre los sistemas ISO 14001?. Aquí te dejamos este artículo sobre la norma ISO 14001
  • Establecer procedimientos para evaluar y controlar su comportamiento medioambiental y lograr sus objetivos
  • Realizar una auditoría medioambiental interna. Las auditorías medioambientales deben realizarse dentro de un ciclo de auditoría de no más de tres años. Sin embargo, para las organizaciones pequeñas el Reglamento EMAS ofrece excepciones.
  • Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos.
  • Presentar una declaración pública de su comportamiento medioambiental, en la que se contemplarán los indicadores obligatorios y donde se definirán los resultados logrados respecto a los objetivos y las acciones para alcanzar la mejora continua.
  • Verificación independiente por un verificador del Reglamento EMAS
  • Proceder al registro por un organismo competente

Aquí puedes encontrar toda la información sobre los pasos a seguir para Registrarse en el Reglamento EMAS

Una vez que una organización ha implantado con éxito un sistema de gestión ambiental, se le asigna un logotipo EMAS, que certifica la consecución de todo ese procedimiento y el compromiso de la organización con la sostenibilidad.

Declaración medioambiental

Las organizaciones registradas según el Reglamento EMAS deben publicar la declaración medioambiental, un informe donde se recoja información sobre su comportamiento ambiental.

Esta declaración debe contemplar información sobre los impactos ambientales de la organización y sus acciones para reducirlos. Esto permite a las organizaciones mejorar su compromiso con la transparencia ambiental, tanto con las autoridades públicas como a las partes interesadas (empleados, clientes, accionistas).

La declaración ambiental debe estar disponible públicamente y debe ser verificada por un verificador independiente del Reglamento EMAS.

En el anexo IV del Reglamento del EMAS se recoge la información que debe contemplar la declaración medioambiental:

  • Resumen de las actividades, productos y servicios de la organización, la relación de la organización con organizaciones centrales, si procede, y una descripción clara e inequívoca del ámbito del registro en el EMAS
  • Política medioambiental y una breve descripción de la estructura de gestión
  • Descripción de todos los aspectos medioambientales directos e indirectos significativos que tengan como consecuencia un impacto ambiental significativo de la organización
  • Descripción de los objetivos y metas medioambientales en relación con los aspectos e impactos ambientales significativos;
  • Descripción de las acciones llevadas a cabo y previstas para mejorar el comportamiento medioambiental, alcanzar los objetivos y las metas, y asegurar el cumplimiento de los requisitos jurídicos relacionados con el medio ambiente
  • Resumen de la información disponible sobre el comportamiento medioambiental de la organización en relación con sus aspectos medioambientales significativos; se notificarán los indicadores básicos de comportamiento medioambiental y los indicadores de comportamiento medioambiental específicos. Cuando existan objetivos y metas medioambientales, se notificarán los datos correspondientes;
  • Referencia a las principales disposiciones jurídicas que debe tener en cuenta la organización para asegurar el cumplimiento de los requisitos jurídicos relacionados con el medio ambiente y una declaración sobre el cumplimiento de la legislación;
  • Confirmación relativa a los requisitos del artículo 25, apartado 8, y el nombre y número de acreditación o autorización del verificador medioambiental y la fecha de la validación. Puede utilizarse en su lugar la declaración a que se refiere el anexo VII, firmada por el verificador medioambiental.

¿Qué son los indicadores medioambientales básicos según el Reglamento EMAS?

Las organizaciones adheridas según el Reglamento EMAS deben de informar de los indicadores básicos de comportamiento medioambiental (también conocidos como indicadores clave de comportamiento) pertinentes para los aspectos medioambientales directos de la organización. También deben informar de otros indicadores de comportamiento pertinentes para aspectos medioambientales más específicos.

Los indicadores básicos se centran en el rendimiento en las siguientes áreas medioambientales clave:

  • Eficiencia energética: uso total de energía directa, incluido el uso de energía renovable;
  • Eficiencia de los materiales: flujo de masa anual de los distintos materiales utilizados;
  • Agua: consumo total anual de agua;
  • Residuos: generación total anual de residuos (peligrosos);
  • Biodiversidad: uso de la tierra; y
  • Emisiones: emisión total anual de gases de efecto invernadero y emisión total anual de aire.

Las características principales de los indicadores básicos del reglamento EMAS son

  • Deben ofrecer una valoración exacta del comportamiento ambiental;
  • Ser comprensibles e inequívocos;
  • Permitir efectuar una comparación año tras año para evaluar la evolución del comportamiento ambiental, es decir, el desempeño ambiental.
  • Permitir establecer una comparación a escala sectorial, nacional ó regional;
  • Permitir una comparación adecuada con los requisitos reglamentarios.

Uso del Logotipo EMAS

Una vez que una organización se ha registrado según el Reglamento EMAS puede utilizar el logotipo EMAS. El uso de logotipo EMAS es muy interesante para las organizaciones desde el punto de vista de imagen y marca, puesto las identifica con empresas sostenibles, dando a conocer a las partes interesadas que nuestra organización está inscritas según el reglamento EMAS y que por tanto nos abala la transparencia y el compromiso con la gestión ambiental y la mejora continua.

Las organizaciones registradas deben utilizar siempre el logotipo con su propio número de registro. Para hacer un uso adecuado del logotipo del reglamento EMAS se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en el anexo V del Reglamento (CE) nº1221/2009.

En caso de uso indebido del logotipo existen sanciones. Las disposiciones relativas al incumplimiento se establecen en el Art. 40 del Reglamento del EMAS.

¿Qué son los documentos de referencia sectoriales del Reglamento EMAS?

La Comisión Europea ha promovido la elaboración de documentos de referencia sectoriales del EMAS, que pretenden ayudar a las organizaciones de los distintos sectores a mejorar su comportamiento medioambiental.

Estos documentos contienen las denominadas Mejores Prácticas de Gestión Medioambiental, que se basan en la experiencia de organizaciones de cada sector que tienen un grado de implantación más avanzado y por tanto pueden servir como inspiración a terceras organizaciones para lograr la mejora continua en su desempeño ambiental.

Los documentos de referencia sectoriales contienen además indicadores de comportamiento ambiental.

Las organizaciones deben tener en cuenta estos documentos a la hora de aplicar el Reglamento EMAS, y deben constatar cómo se han utilizado en sus declaraciones medioambientales.

Aquí puedes consultar los documentos de Referencia

Guía del usuario del Reglamento EMAS

Para poder utilizar como apoyo en la implantación práctica del Reglamento EMAS existe la  Guía del Usuario. Esta guía contiene consejos prácticos que pueden utilizar las organizaciones y que hagan el proceso de implantación lo más sencillo posible

La Guía del usuario del EMAS contiene:

  • Una guía práctica
  • Una descripción de los costes y beneficios del Reglamento EMAS
  • Un calendario para la implantación de EMAS
  • Consejos sobre cómo pasar de los sistemas de gestión medioambiental no formales al Reglamento EMAS
  • Consejos para PYME
  • Asesoramiento sobre cómo utilizar el logotipo del EMAS
  • Información sobre la verificación de las organizaciones multisitio

Aquí puedes encontrar toda la información sobre el EMAS publicada por el MITERD

¿Quieres registrar tu organización en el Reglamento EMAS y no sabes cómo?. En Eurofins Envira Ingenieros Asesores contamos con un departamento de consultoría en medio ambiente y sostenibilidad con consultores especializados en la materia que podrán ayudarte en la implantación de un sistema de gestión ambiental y en la implantación del Reglamento EMAS, a lo largo de todo el proceso. Contacta con nosotros a través del siguiente formulario o bien llámanos al teléfono 985 98 00 50 y estaremos encantados de asesorarte.

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No conformidades y acciones correctivas: cómo gestionarlas con éxito
No conformidades y acciones correctivas: cómo gestionarlas con éxito 800 418 Prisma

Qué son las No conformidades

Una No Conformidad es el incumplimiento de un requisito preestablecido, pudiendo ser estos requisitos de diferente origen:

  • externos (incumplimiento de legislación, una norma ISO, requerimientos de un proveedor) ó
  • internos (incumplimientos de procedimientos internos de la empresa, requisitos internos definidos en los sistemas de gestión, etc)

Visto de otra forma podemos entender que los requerimientos o compromisos que se incumplen con las no conformidades pueden ser adquiridos con:

  • clientes (requisitos de los pedidos, certificaciones ISO…)
  • Administración Pública (legislación aplicable, autorizaciones específicas)
  • Otras partes interesadas (trabajadores, accionistas, proveedores…), o
  • La propia empresa, por incumplimiento de requisitos impuestos de manera “voluntaria” por la organización (normas internas, procedimientos propios…).

Habitualmente el enfoque que se da en las organizaciones a la detección de una no conformidad es negativo, considerando las no conformidades como fallos o errores. Sin embargo, desde el punto de vista de la mejora continua, las no conformidades deben entenderse como oportunidades de mejora, de hacer mejor las cosas y rectificar errores. Es recomendable dar la vuelta a esta percepción negativa:

  • Eliminando el significado negativo del concepto de no conformidad y transformándolo en oportunidad
  • Aprovechando la oportunidad para analizar la raíz del problema y buscar una solución, evitando así que se vuelva a producir.

Origen de las No conformidades

Las no conformidades pueden ser detectadas en múltiples situaciones en una empresa, por lo que no existe un origen único del que deriven las no conformidades.

No obstante, con carácter general podemos enumerar las principales razones que pueden servir de fuente para detectar una no conformidad:

  • Durante la gestión interna de los procesos por cualquier responsable
  • En las inspecciones internas o de control que se especifiquen en la documentación de los sistemas de gestión
  • En la gestión de riesgos y oportunidades.
  • En la verificación o auditoría sobre el cumplimiento de los requisitos legales
  • En el análisis anual del seguimiento: cuando se detectan valores anómalos o desviados del objetivo en los indicadores de medición y seguimiento
  • En el análisis de las quejas o reclamaciones de los clientes: esta es una de las principales fuentes de detección de una no conformidad y la que más ayudará a optimizar nuestros procesos
  • En las auditorías internas o externas: Junto con los clientes las auditorías son la principal fuente de detección de No Conformidades, puesto que es el momento en el que se realiza un análisis exhaustivo del cumplimiento de los requerimientos.
  • En la revisión del sistema por la Dirección
  • En controles de calidad del producto
  • Alertas detectadas por trabajadores: Lograr que un empleado notifique una no conformidad sin miedo a tener consecuencias, es uno de los grandes retos de las empresas a la hora de implantar sus sistemas de gestión.
  • En las inspecciones de las Administraciones Públicas
  • En la verificación de resultados de análisis o mediciones al comparar con los valores límite

Desde el punto de vista de quién puede reportar o detectar una no conformidad podemos encontrar los siguientes actores:

  • Clientes: que reportan una reclamación o una queja
  • Personal interno (responsables, empleados): las que se detectan internamente por diferentes medios. Todo el personal de la empresa debería poder detectar y documentar las no conformidades
  • Proveedores: mediante detección de incumplimientos de contratos
  • Administración Pública: en inspecciones
  • Auditores externos: durante las auditorías realizadas

 

Tipos de no conformidades

Lo más frecuente es clasificar las no conformidades atendiendo a su gravedad, según los tres niveles siguientes:

  • No Conformidad Mayor
  • No Conformidad Menor
  • Observación

No Conformidad Mayor:

Se puede definir una NO conformidad mayor como el Incumplimiento de un requisito normativo, propio de la organización y/o legal, que vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión.

Por ejemplo podemos considerar no conformidades mayores: el desarrollo de un proceso sin ningún tipo de control, el incumplimiento grave de una ley, la ausencia de registros exigidos por la norma, o la repetición prolongada en el tiempo de pequeños incumplimientos

Las entidades certificadoras no suelen conceder el certificado de implantación de un sistema de gestión mientras exista una no conformidad mayor.

No Conformidad Menor:

Se puede considerar una no conformidad menor como una Desviación mínima en relación con requisitos normativos, propios de la organización y/o legales. Estas no conformidades menores suelen ser esporádicas, dispersos y parciales y no afectan mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestión

En resumen se trata de aquellas no conformidades detectadas que por sus características no llegan a la gravedad de una no conformidad mayor.

 Ejemplos:

-Ausencia de una firma en un registro que no tiene gran relevancia

-Errores a nivel documental (Una codificación errónea de un documento)

Observación:

Podemos considerar como observación una situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora.

Ejemplos:

-Simplificación de la documentación

-El cambio de un procedimiento del sistema que podría optimizar el proceso

No conformidades reales y potenciales

Las no conformidades también pueden ser clasificadas en reales o potenciales:

Un No Conformidad Real, sería un incumplimiento de un requisito establecido del que disponemos de una evidencia objetiva que sustenta dicho incumplimiento. Ejemplo: en un procedimiento interno de nuestro sistema de gestión ambiental, se indica la obligación de que los contenedores de residuos deben estar etiquetados. Sin embargo durante una inspección interna descubrimos contenedores sin etiquetar.

Una No Conformidad Potencial la podríamos definir como acciones que se están observando en los procesos que, si bien en este momento no dan lugar a un incumplimiento evidenciado, si se siguen realizando de esta forma pudiera dar lugar a una No Conformidad Real.

Para eliminar las causas de no conformidades reales se toman acciones correctivas, en el caso de que la no conformidad sea potencial se desarrollan acciones preventivas para prevenir que lleguen a suceder.

 Acción correctiva qué es: definición

Una acción correctiva es una acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada. No es sólo la corrección del incumplimiento detectado, sino que es la eliminación de la causa raíz que generar dicho no conformidad

Una Acción Correctiva es la acción para eliminar la causa de una No Conformidad y evitar que vuelva a ocurrir

 Tratamiento de no conformidades y acciones correctivas

Las organizaciones deben establecer una metodología para el tratamiento de las no conformidades, para poder detectarlas, analizarlas y documentarlas y por otra parte establecer acciones correctivas que minimicen el efecto provocado por la no conformidad y ayuden a su eliminación.

La metodología de tratamiento de las no conformidades se suele establecer en diferentes fases. Lo más habitual es que dentro de nuestro sistema de gestión dispongamos de un procedimiento documentado para la gestión y tratamiento de las no conformidades y de las acciones correctivas y/o preventivas necesarias, donde se explique con detalle como debemos proceder en caso de detección de incumplimientos.

De manera general, las fases que debemos seguir son las siguientes:

  • Detección: La primera fase es la detección de la no conformidad. En principio una no conformidad debería poder ser detectada por cualquier miembro de la organización, así como por cualquier por partes externas interesada (auditores, proveedores, clientes). Una vez detectada es importante que sea documentada, incluyendo varios hitos básicos en esta primera fase:
    • la evidencia, la prueba que demuestra la no conformidad, lo que está mal o desviado
    • el documento o requerimiento contra el que va la no conformidad. Estos documentos son los que indican lo que se debería haber hecho, y se ha incumplido
    • El punto de la norma de referencia en el que se clasifica la no conformidad
    • La fecha y la persona que la ha detectado.
  • Análisis del Efecto: Se analiza el efecto producido por la no conformidad detectada y de forma automática e inmediata se intenta reparar dicho efecto. Estas acciones reparadoras suelen ser inmediatas y es importantes asignarles un responsable y una fecha máxima para su ejecución
  • Análisis de la Causa: esta fase es clave para evitar la reproducción futura de la no conformidad. Se comprueba cuáles son las causas raíz que han dado lugar a esa No Conformidad. Existe mucha bibliografía en cuanto a la metodología a seguir para realizar un análisis de causas (Ishikawa, Pareto, etc), pero lo importante es identificar todas aquellas que hayan podido tener una relación directa con la No Conformidad. De todas ellas luego se seleccionas las causas raíz que suelen ser las causas de primer y de segundo nivel
  • Acción Correctiva: Se define la acción correctiva que se debe emprender para actuar sobre las causas raíz de la No Conformidad, es decir para eliminar dicha causa principal u origen, lo que implicaría la garantía de que la no conformidad no volverá a producirse en el futuro. Como pueden ser varias las acciones correctivas derivadas de una no conformidad, se pueden emprender varias acciones para solventar una misma No Conformidad. Es fundamental definir responsables ejecutores y los plazos para llevarlas a cabo
  • Acciones Preventivas: Se deben establecer y definir también las acciones preventivas, asignando también los responsables y los plazos, para evitar que en caso de no conformidades potenciales estas puedan llegar a suceder
  • Seguimiento de las acciones: es necesario hacer un seguimiento periódico del grado de cumplimiento de las acciones establecidas, indicando quién realiza dicho seguimiento, la fecha y el estado de evolución. Lo más adecuado es hacer un seguimiento cuantificado (% de cumplimiento, etc)
  • Verificación de la Eficacia y Cierre: En este punto se trata de analizar la eficacia de las acciones implantadas, si el resultado ha sido eficaz y se ha obtenido el resultado que se esperaba eliminando la causa raíz que dio origen a la no conformidad.

Cuando la acción correctiva ha sido eficaz, se procede a su cierre, indicando que ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la fecha.

Las no conformidades solo deberían ser cerradas, cuando a su vez se han cerrado satisfactoriamente todas las acciones correctivas relacionadas.

Análisis de causa raíz de no conformidades

Como ya comentamos, se considera la causa raíz de una no conformidad como la razón principal u origen principal que genera una No Conformidad.

Existen muchas metodologías o técnicas que están perfectamente documentadas para la identificación de la causa raíz de una No conformidad. Entre las más importantes se puede destacar: el diagrama causa-efecto, diagrama de Pareto, los 5 ¿Por qué?, árbol de causas y efectos, lluvia de ideas

Redacción de las No Conformidades

Tanto las no conformidades como las acciones correctivas deben ser perfectamente documentadas, y lo más habitual en las organizaciones es disponer de un procedimiento dentro del sistema de gestión que establece la metodología a seguir para redactar y documentar perfectamente dicha no conformidad.

La redacción de no conformidades es un aspecto crítico, en especial en el contexto de una auditoría, por lo que es importante tener una capacidad de expresión escrita, para poder hacer un report lo más exacto posible de los incumplimientos detectados, y en especial disponer de evidencias que avalen el hallazgo encontrado.

Un problema común es que estas No Conformidades no son claras ni entendibles para el auditado, lo cual suele ser un punto frecuente de discusiones cuando se reúnen el equipo auditor con los responsables auditados.

La redacción debe ser exacta y precisa, no dando lugar a incoherencias, confusiones ni malas interpretaciones.

Hay una serie de puntos clave que debemos considerar a la hora de documentar una NO conformidad:

  • Descripción de la no conformidad, del incumplimiento detectado:
    • La redacción debe ser clara, legible, breve, evitando las faltas de ortografía, muy directa
    • Se debe usar una misma terminología
    • Debe ser perfectamente entendible evitando dobles interpretaciones, y confusiones
    • Evitar opiniones en la redacción, debe tratarse de hechos objetivos
  • Identificación de las evidencias que sustentan nuestra no conformidad o los ejemplos que hemos detectado:
    • La evidencia debe ser detallada de forma totalmente clara, lo que se encontró que pone de manifiesto el incumplimiento
    • La evidencia debe estar basada en hechos, documentos concretos, entrevistas de personas identificadas perfectamente, observaciones totalmente verificables por un tercero.
    • La evidencia debe ser sólida y clara, y en caso contrario, si no lo tenemos claro, es preferible no documentar la No Conformidad.
    • La evidencia no puede estar basada en opiniones, subjetividades, suposiciones, etc, no puede dar lugar a dudas
    • Se recomienda identificar de forma objetiva el lugar donde se detectó la evidencia y todos los datos necesarios para poder identificarla (documento, registro, lugar, persona, fecha, etc)
  • El criterio o requisito que se incumple contra el que va la no conformidad: identificar la referencia del procedimiento del sistema, el punto exacto de la norma, la autorización, el artículo de la ley, el procedimiento del cliente, el acuerdo preestablecido, el contrato. Este punto debe dar fuerza a la no conformidad, es decir, debe dar a entender que “la no conformidad se produce no porque lo dice el auditor, sino porque en este punto de este procedimiento decía esto y sin embargo no se ha realizado así”

 

Como valorar la magnitud de las no conformidades

Para valorar la magnitud de una no conformidad se pueden emplear diferentes medios pero una de las maneras más interesantes es en función de un valor de riesgo que se puede definir en función de dos variables, a las que se asigna puntuaciones.

  • Probabilidad de ocurrencia:
    • No se espera que se produzca nunca
    • Se espera que se produzca con una frecuencia que puede ser valorada: anual, mensual, semanal o diariamente
  • Consecuencia:
    • Insignificante
    • Menor
    • Moderada
    • Mayor
    • Catastrófica

 

Clasificación de las no conformidades según el tipo de norma ISO  

No conformidad ISO 14001

Si no sabes lo que es la norma ISO 14001 aquí te dejamos un interesante artículo.

Las no conformidades de tipo ISO 14001, son no conformidades relacionadas con incumplimientos del sistema de gestión medioambiental según la  norma UNE EN ISO 14001. La no conformidad se relaciona con el incumplimiento de los requisitos de la propia norma ó los requisitos adicionales del sistema de gestión ambiental que la organización establece para sí misma, así como incumplimientos de la legislación ambiental aplicable a la empresa o autorizaciones derivadas.

Ejemplos de una no conformidad ISO 14001:

  • Contenedores de residuos no etiquetados
  • No tener actualizada la evaluación de aspectos ambientales o no tener considerados algunos aspectos ambientales existentes
  • Falta de identificación de legislación ambiental aplicable
  • Falta de medición de focos de emisión o vertidos si así es requerido por alguna autorización o procedimiento del sistema de gestión

 

No conformidad ISO 9001

Desde un punto vista de la norma ISO 9001 una NO conformidad es:

Un incumplimiento de un requisito de la norma, incumplimiento de un requisito legal o de cualquier requisito especificado en los procedimientos de nuestro sistema de gestión de la calidad referente a los productos o servicios que suministra nuestra organización.

Dentro de un sistema ISO 9001 las no conformidades más habituales son derivadas de:

No Conformidad de producto

Se relacionan con requisitos técnicos de nuestros productos: características, materiales, funcionamiento. Habitualmente suelen tener los siguientes orígenes:

  1. Incumplimientos legales
  2. Fallos en la producción que no se adaptan a lo preestablecido
  3. Errores en el diseño del producto
  4. Documentación incorrecta
  5. Falta de control de Calidad
  6. Incumplimiento en las especificaciones establecidas por el cliente

No Conformidad de proceso

Las no conformidades de proceso suelen derivarse de:

  • Incumplimiento de plazos de entrega y cantidades
  • Incumplimiento de procedimientos establecidos
  • Incumplimiento legal de la empresa
  • Errores humanos en el proceso productivo por falta de capacitación
  • Uso incorrecto de equipos

No Conformidad de proveedor

  • Artículo con defectos suministrado por un proveedor
  • Producto en mal estado
  • Cantidades recibidas distintas a las preestablecidas
  • Retraso en la entrega

No conformidad ISO 45001

Si quieres conocer las diferencias entre OHSAS 18001 e ISO 45001 lee este artículo donde te aclaramos los conceptos

Estas no conformidades son las derivadas de un sistema ISO 45001 de prevención de riesgos laborales. Aquí enumeramos algunos ejemplos de las principales no conformidades ISO 45001 que se pueden identificar:

  • No tener un riesgo identificado en la evaluación de riesgos laborales
  • No tener un control de los equipos de protección personal
  • No tener una evidencia de las entregas de equipos de protección a los trabajadores
  • No tener los aptos médicos de algún empleado
  • No haber entregado la información de los riesgos a trabajadores nuevos que entran en el centro

Si quieres garantizar la correcta gestión de las no conformidades y acciones correctivas en Eurofins Envira Ingenieros Asesores disponemos de una solución digital para ello: Ecogestor NO conformidades es la solución definitiva para llevar el control de las no conformidades de una manera totalmente digitalizada, con asignación de responsables, avisos al correo, gestión de acciones y tareas. Olvídate del papeleo derivado de las no conformidades y solicítanos DEMO GRATUITA cumplimentando este formulario.

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Beneficios de implantar ISO 9001 2015 y conocer su legislación
Beneficios de implantar ISO 9001 2015 y conocer su legislación 567 401 Prisma

Tipos de beneficios de implantar ISO 9001:2015 

La norma ISO 9001 es un referente en cuanto a la gestión de la calidad. Su implantación y el conocimiento de la legislación asociada tiene un impacto a nivel externo, pero también a nivel interno.  

Beneficios externos de implantar ISO 9001:2015 

  • Mejora la imagen de marca 

Aquellas empresas que se certifican en la norma ISO 9001:2015 mejoran su imagen de marca, ya que este estándar internacional aporta confianza a los grupos de interés, demostrando el compromiso de la organización por la calidad. Además, en el modelo de negocio B2B, a la hora de buscar un nuevo proveedor muchas compañías se fijan si cuentan con un sistema de gestión de la calidad basado en la ISO 9001. Con esta norma las empresas ponen de manifiesto que se preocupan por la forma en que son vistas por sus clientes y que están abiertas a nuevas oportunidades y asociaciones.  

  •  Contribuye a la fidelización del cliente 

Las compañías certificadas en la norma ISO 9001 ponen el foco en el cliente más que en el producto y tratan de ofertar un servicio en el que se vean reflejados sus valores de responsabilidad social corporativa. Las organizaciones que hayan implantado un sistema de gestión de la calidad según la ISO 9001 cuentan con herramientas para medir la satisfacción del cliente. La posibilidad conocer su comportamiento, sus motivaciones o sus expectativas permite trabajar para ofrecer un valor añadido, algo que contribuye a su fidelización.  

  •  Aporta reconocimiento  

La implantación de este estándar internacional como la ISO 9001 aporta reconocimiento y ayuda a la organización a mejorar su posición en el mercado. Contar con un sistema de gestión de la calidad ISO 9001 supone una ventaja competitiva respecto a otras empresas del sector que no cuentan con esta norma. 

  • Potencia la mejora continua 

Certificarse en la norma ISO 9001 implica que la organización debe realizar un seguimiento sobre si existen nuevas oportunidades o necesidades como parte de la mejora continua. En un sistema de gestión de calidad, la mejora continua debe ser entendida como un proceso bien definido y documentado en el que se utilizan herramientas y metodologías para gestionar la calidad. 

  • Apertura de nuevos mercados 

Contar con un sistema de gestión de la calidad según ISO 9001 adquiere una mayor relevancia a la hora de presentarse en licitaciones públicas. Además, la ISO 9001, al tratarse de una estándar internacional, facilita la apertura a nuevos mercados donde existe una alta competencia. 

  •  Crea un valor añadido 

La certificación ISO 9001 en una estructura de alto nivel crea un valor añadido a los servicios ofrecidos por la organización y genera una mayor confianza entre los clientes. 

Beneficios internos de implantar ISO 9001:2015 

  • Integración global de los procesos 

Una de las ventajas de certificarse en la ISO 9001 es que, a la hora de analizar las interacciones derivadas del mantenimiento de este sistema de gestión, se detectan de manera más sencilla mejoras relativas a la eficiencia y al ahorro de costes. Que toda la organización conozca los procedimientos contribuye a una mejor coordinación y se evitarán ineficiencias que puedan surgir en los procesos. Un mayor control en los procesos internos genera una clara mejora productiva. 

  • Toma de decisiones basada en conocimiento 

Uno de los principios del estándar internacional ISO 9001 es la toma de decisiones basada en datos, es decir, en conocimiento. El objetivo es gestionar mejor los recursos, para mejorar la eficiencia y ahorrar costes. Una toma de decisiones basada en información objetiva contribuye a la productividad.

  • Participación de la alta dirección y empleados 

La implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 conlleva la participación tanto de la alta dirección como de los empleados. Estos últimos son los que mejor conocen los procesos y sus aportaciones son las que permitirán llevar a cabo acciones correctivas para la mejora de la eficiencia y la competitividad de la organización. 

  •  Mayor compromiso de los trabajadores 

El hacer partícipe a los trabajadores de la implantación de la norma ISO 9001 desde el principio contribuye a que se sientan alineados con los valores de la organización, aumentando su nivel de compromiso. Esto se traduce en una mayor satisfacción con el puesto de trabajo, lo que hace que la productividad y el rendimiento aumenten y la compañía transmita de cara al exterior una imagen fortalecida. 

 

Eurofins Envira Ingenieros Asesores te ayuda a mantener un SGC 

 La gestión de la calidad en una organización no tiene por qué resultar un proceso arduo y complejo. La forma más sencilla de llevar a cabo la implantación y mantenimiento de la norma ISO 9001 es utilizando un servicio como Ecogestor LEGISLACIÓN, una aplicación para la evaluación de los aspectos de la calidad y la administración de no conformidades, apoyado por consultores especializados. Solicite ya una DEMO GRATIS sin compromiso. 

iso 14001

¿Qué es la norma ISO 14001 y para qué sirve?
¿Qué es la norma ISO 14001 y para qué sirve? 640 341 Prisma

Las normas ISO (International Organization for Standardization) reconocen la necesidad de normalización de las herramientas de gestión en el dominio ambiental, siendo la ISO 14001, la norma de referencia para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental que específica los requisitos auditables para efectos de certificación.

¿Qué es la norma ISO 14001?

La certificación ISO 14001 – Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) es una norma internacional que permite a las empresas demostrar el compromiso asumido con la protección del medio ambiente a través de la gestión de los riesgos medioambientales asociados a la actividad desarrollada. Al asumir la responsabilidad ambiental, además de la reducción del impacto ambiental procedente de su actividad, se proyecta y se refuerza la imagen comercialmente sostenible de la empresa.

La ISO 14001 asiste en la identificación y gestión de los riesgos ambientales asociados a los procesos internos de la actividad desarrollada por la organización. Esta norma identifica requisitos para una gestión eficaz del riesgo, considerando la prevención y la protección del medio ambiente, la conformidad legal y las necesidades socioeconómicas.

La certificación SGA de la norma de referencia ISO 14001 es una herramienta esencial para las empresas y organizaciones que desean ganar una mayor confianza por parte de los clientes, colaboradores, comunidad y la sociedad en su conjunto. Este voto de confianza proviene de la demostración voluntaria del compromiso con la mejora continua del comportamiento ambiental.

¿Para qué sirve?

La certificación ISO 14001 se basa en la metodología del ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) y utiliza terminología y lenguaje de gestión conocida, presentando una serie de beneficios para la organización, en particular:

  • Compromiso medio ambiental

Las empresas y organizaciones que recurren a la certificación ISO 14001 demuestran de esta manera su compromiso con una gestión sostenible, asegurando la mejora del desempeño de las mismas. La incorporación de cuestiones ambientales en la gestión de la organización y el aumento de la participación de la gestión superior y de los colaboradores en la gestión ambiental, posibilita la ejecución exitosa de los objetivos estratégicos.

  • Mejora de la performance

La conformidad con la ISO 14001: 2015 permite la mejora y optimización de la gestión de recursos a través del uso racional de los mismos y de este modo reduciendo la probabilidad de ocurrencia de riesgos ambientales, como por ejemplo emisiones o derrames.

Con la mejora de la eficiencia de los procesos, se reducen los costes asociados a una gestión deficiente tales como multas o seguros, beneficiándose de la reducción de consumos.

  • Gestión de la reputación de su empresa

Al demostrar altos niveles de cumplimiento medioambiental y reducir los riesgos de incumplimiento y las consecuentes penalizaciones, las organizaciones comprueban sus valores y su compromiso con el medio ambiente. Las ventajas competitivas de la mejora de la imagen se reflejan no sólo a nivel de mercado externo, sino también a nivel interno, concienciando y motivando a sus colaboradores.

Eurofins ENVIRA Ingenieros Asesores se compromete a apoyar en la implementación y mantenimiento de la certificación ISO 14001, ayudando en la identificación y gestión de los riesgos ambientales asociados a la actividad, así como el seguimiento posterior. El software EcoGestor permite obtener toda la documentación y procesos asociados al SGA ISO 14001, asegurando una certificación eficiente y ventajosa para su empresa.

  • Prisma

Legislación ISO 14001 de medio ambiente para hoteles y restaurantes
Legislación ISO 14001 de medio ambiente para hoteles y restaurantes 1024 512 Prisma

Aumentan las certificaciones ISO 14001 de medio ambiente en hostelería

La ISO 14001 es la herramienta de gestión ambiental más extendida en el mundo. Hoteles y restaurantes pueden acreditar que cumplen con los requisitos que establece dicha norma y que han implantado un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) que ayuda a prevenir los impactos ambientales, utilizando los medios necesarios para evitarlos, reducirlos o controlarlos, pero siempre manteniendo el equilibrio con la racionalidad socioeconómica, para la mejora continua.

Con la nueva ISO 14001:2015, el cumplimiento de la legislación ambiental es uno de los objetivos básicos que debe satisfacer todo Sistema de Gestión Ambiental que quiera certificarse. Podemos comprobar en qué puntos se solicita explícitamente el control de los requisitos legales ambientales:

  • La norma establece en el apartado 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos que se debe disponer de de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales. En el sector hotelero son muchos los ámbitos de legislación que se deben comprobar: aguas, residuos, emisiones de instalaciones. Para ello es recomendable disponer de una buena base de datos de legislación actualizada en la que se identifique claramente la normativa de aplicación y sus requisitos legales. La novedad frente a la anterior ISO 14001:2004 es que ahora los aspectos ambientales se deben considerar en todo el ciclo de vida; por tanto, afectará también a las contratas que trabajen para nuestro proceso.
  • La ISO 14001:2015, en el apartado 9.1.2Evaluación del cumplimiento, especifica además que es necesario establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento legal, determinar con qué frecuencia se va a realizar esta evaluación y emprender las acciones necesarias para que se cumpla con la normativa legal.

La industria hostelera es una importante fuente de consumo de recursos medioambientales (agua, energía, materias primas,…), por ello no es de extrañar, que se deban tomar medidas para reducir visiblemente el impacto sobre el medio natural. La mitigación de los impactos ambientales puede minimizarse con una buena gestión y control de los mismos, así como con un control exhaustivo de la legislación ambiental.

Contar con la certificación de ISO 14001:2015 implica una creciente subida de la cifra de ventas e ingresos de hoteles y restaurantes, generalmente esto es propiciado por una mayor optimización de los recursos de energía y agua, control de los consumos y reducción y gestión de los residuos. El certificado de esta norma asegura la identificación y minimización de los impactos ambientales del sector hostelero en el medio ambiente, gracias a la implantación de una serie de metodologías y procedimientos de trabajo para la mejora de los procesos, y sobre todo orientados a la mejora de la satisfacción de los clientes.

Cualquier negocio del sector hostelero, desde una cafetería, pasando por negocios de catering, restaurantes o grandes cadenas hoteleras, pueden estar certificadas en ISO 14001. Muchos de los negocios que ya tienen certificado su Sistema de Gestión Ambiental conforme a la norma internacional ISO 14001 relatan mejores valoraciones de sus clientes frente aquellos que no las tienen.

Normativa aplicable en ISO 14001 para hostelería y restauración

La actividad de hostelería abarca un amplio espectro de impactos ambientales, les afecta normativa de agua, residuos, suelos, emisiones, vertidos, contaminación lumínica, ruidos, ahorro y eficiencia energética, etc. así como reglamentación de grandes instalaciones necesarias para satisfacer el bienestar de sus clientes (aire acondicionado, ACS, frigoríficas, sistemas de riego, petrolíferas, aparatos de gas, piscinas,…).

Es muy importante conocer claramente la normativa aplicable y sus requisitos legales ya que evitarán posibles sanciones a los establecimientos hoteleros, no debemos olvidar que, aunque la ISO 14001 es un estándar voluntario, la normativa legal cuyo cumplimiento exige, no es algo opcional, tengamos o no un certificado 14001, esta normativa ha de conocerse y cumplirse. Además de estos requisitos, la ISO 14001 pide tener también muy en cuenta otras obligaciones derivadas de autorizaciones específicas (licencia ambiental, autorización de vertido, concesiones de agua,…) así como otras normas voluntarias que la organización asume.

En función del tipo de establecimiento esta normativa variará, de ahí la importancia de disponer de listados actualizados con la legislación aplicable y sus obligaciones específicas, en función de los aspectos e impactos ambientales de cada organización.

Verificación de cumplimiento legal

Como hemos visto, la ISO 14001 no sólo exige conocer al detalle la normativa sino que también obliga a realizar de manera periódica evaluaciones del cumplimiento legal para comprobar que el hotel o restaurante está actuando conforme a dicha normativa. En este punto lo ideal para la ISO 14001 es establecer listados con las obligaciones legales de cada establecimiento y, con la periodicidad que nos marquemos, realizar un chequeo en el que se analicen todos y cada uno de los requisitos legales aplicables. Sobre aquellos que se detecten desviaciones precisaran medidas correctoras inmediatas ya que los incumplimientos legales son determinantes en certificaciones ISO 14001:2015.

Herramienta de gestión de los requisitos legales en hoteles y restaurantes

Al margen de la legislación estatal común para todos los establecimientos en hostelería y restauración, existen normativas específicas de cada comunidad autónoma para regular las actividades propias de este sector. Para gozar de total confianza en el cumplimiento de los estándares de la norma ISO 14001:2015, hoy en día es muy recomendable contar con una herramienta óptima para  adoptar las últimas tendencias de la nueva versión como Ecogestor Legislación.

EcoGestor Legislación es una herramienta online dotada de una amplia gama de temáticas legales, entre las que destaca el sector hostelero por su gran abanico normativo. En la base de datos de nuestra plataforma dispondrás de toda la legislación de ámbito europeo, estatal, autonómica y municipal para dar cumplimiento a los requisitos legales tanto en medio ambiente como prevención de riesgos laborales, seguridad, alimentación, calidad y otros.

  • Prisma

ISO 14001: análisis de la norma de Sistemas de Gestión Ambiental
ISO 14001: análisis de la norma de Sistemas de Gestión Ambiental 1024 512 Prisma

Para entender un poco más los cambios que trae consigo la nueva versión de la norma ISO 14001, vamos a contextualizar el proceso evolutivo que ha sufrido:

UNE-EN ISO 14001:1996 fue la primera edición de esta norma y la única referencia en Europa para la implantación de un sistema de gestión ambiental.

UNE-EN ISO 14001:2004 revisaba a su antecesora, introduciendo nuevas definiciones en un primer intento de alinearla con la ISO 9001 en vigor, así mismo, los nuevos requisitos involucraron en la gestión a proveedores y contratistas.

UNE-EN ISO 14001:2015 pretende convertirse en el marco de referencia para la protección del medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

El 15 de Septiembre de 2018 es la fecha límite para culminar con las adaptaciones a la nueva versión de la norma. A partir de dicha fecha, todas las certificaciones serán emitidas conforme a la nueva versión UNE-EN ISO 14001:2015.

¿Cuáles son las mejoras clave de la nueva ISO 14001?

Las mejoras adoptadas por ISO 14001 pretenden dar respuesta a las últimas tendencias en gestión ambiental y afectan mayoritariamente a:

  • La alta dirección y su liderazgo.
  • La estrategia de la organización incluyendo la gestión ambiental en la misma.
  • La identificación y comprensión del contexto de la organización, analizando las oportunidades y riesgos que la afectan.
  • El diseño de los productos/servicios utilizando un enfoque fundamentado en el ciclo de vida de los mismos.
  • La evaluación del desempeño, para mejorar no solo el sistema de gestión sino la actuación ambiental de la organización.

¿Cuáles son las claves de la ISO 14001:2015?

Los principales cambios introducidos en el nuevo estándar ISO 14001:2015, principalmente, son:

  1. Estructura de Alto Nivel
  2. Nuevos términos y definiciones
  3. Contexto de la organización y partes interesadas
  4. Liderazgo
  5. Gestión ambiental estratégica y análisis de riesgos y oportunidades
  6. Ciclo de vida
  7. Comunicación ambiental
  8. Mejora en el desempeño ambiental
  9. Otros cambios

Analicémoslos con más en detalle:

1.  Estructura de alto nivel (HLS)

La nueva norma ISO 14001:2015 adopta la estructura de alto nivel, denominada HLS. Este cambio estructural permite su alineamiento con otros estándares de gestión ISO: calidad, prevención de riesgos laborales (futura ISO 45001), protección de datos, etc.

2. Nuevos términos y definiciones

Se han introducido nuevos términos y se han modificado definiciones de otros existentes una vez más con el fin de facilitar la integración de los sistemas de gestión implantados bajo las normas ISO.

Entre los nuevos términos y definiciones destacan:

  1. Información documentada
  2. Desempeño
  3. Contexto
  4. Riesgo
  5. Partes interesadas

3. Contexto de la organización y partes interesadas

En esta nueva versión, las organizaciones deben analizar su contexto, tanto interno como externo, ya que éste puede influir en su propósito y en su capacidad para lograr los resultados previstos en su Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

En este sentido, se deben identificar las partes interesadas, es decir, aquellos grupos de interés que se ven afectados o perciben verse afectados por el desempeño ambiental de la organización y deben integrarse sus necesidades y expectativas en la estrategia de éstas.

Los clientes, comunidades de vecinos, proveedores o empleados son algunos ejemplos de partes interesadas que toman especial relevancia en la nueva versión.

4.  Liderazgo

En esta nueva revisión de la norma, la alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al cumplimiento, funcionamiento y mejora continua, entre otros aspectos, del sistema de gestión ambiental. Así pues, la alta dirección debe estar involucrada personalmente y dirigir, pudiendo delegar la responsabilidad de estas acciones a otras personas de la organización, aunque ella debe conservar  la responsabilidad y obligación de rendir cuentas para asegurar la eficacia del sistema.

Cabe destacar también que desaparece la figura de “representante de la dirección” presente en la anterior versión, dejando flexibilidad para que se decida el número de personas que deben ocupar esta función según las características y necesidades de la organización.

5. Gestión ambiental estratégica y análisis de riesgos y oportunidades

La norma ISO 14001:2015 integra la gestión ambiental en la gestión estratégica de la organización, determinando la gestión por procesos una herramienta clave para asegurar la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, prevenir o reducir los efectos indeseados y lograr la mejora continua.

La implementación de este nuevo enfoque pasa por identificar los riesgos y oportunidades que le pueden afectar para la consecución de sus objetivos y planificar las acciones para abordarlos. Estos riesgos y oportunidades pueden estar relacionados con los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros requisitos, otras cuestiones y otras necesidades y expectativas de las partes interesadas y son los elementos de entrada para planificar las acciones a implementar en el sistema de gestión y para establecer los objetivos ambientales.

6. Ciclo de vida

Otro de los cambios más relevantes de esta nueva versión 2015, en relación con la versión anterior, es la adopción de un enfoque basado en el ciclo de vida, lo que se hace patente en varios apartados de la norma, de forma reiterada. Este nuevo concepto obliga a las organizaciones a abordar su sistema de gestión mediante una perspectiva más amplia:

  • Estableciendo controles, según corresponda, para asegurarse de que los requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida.
  • Identificando sus requisitos ambientales para la compra de productos o servicios.
  • Comunicando sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas.
  • Considerando la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al final de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios.
  • Determinando los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios. Aquellos que pueden controlar y aquellos en los que pueden influir, así como los impactos ambientales asociados desde una perspectiva de ciclo de vida: directos e indirectos.

7. Comunicación ambiental

La comunicación permite que una organización suministre y obtenga información pertinente para su sistema de gestión ambiental, incluida aquella relacionada con sus aspectos ambientales significativos, el desempeño ambiental, los requisitos legales y otros requisitos y las recomendaciones para la mejora., de ahí que en la nueva versión de la norma, se haya puesto más énfasis en este proceso de comunicación, considerando importante su aspecto bidireccional, así como el tratamiento equitativo tanto de la comunicación interna como de la externa.

8. Mejora en el desempeño ambiental

ISO 14001:2015, amplía la visión de la organización no sólo buscando la mejora del sistema de gestión sino también la mejora del desempeño ambiental de la propia organización. De esta forma, se incluye un nuevo punto, Mejora, que enfatiza la importancia de implementar acciones de mejora considerando el sistema de gestión como un todo o mejorando uno o más de sus elementos: procesos, productos/servicios, etc.

Todo ello desemboca en una mayor necesidad de identificar indicadores que sean clave para medir el logro de los objetivos y los procesos de la cadena de valor, asegurando que tanto en condiciones normales como de emergencia potencial se puede disponer de la información necesaria que permita conocer el correcto desempeño ambiental de la organización.

9. Otros cambios

Entre los que se incluyen:

  • Desaparición del concepto de acción preventiva.
  • Sustitución del concepto de meta por “objetivo ambiental”.
  • Surge la necesidad de evaluar la eficacia de las acciones formativas.

Software para el Sistema de Gestión Ambiental

Desde ENVIRA queremos ofrecerte todas las facilidades en el proceso de transición a ISO 14001:2015, para ello, nuestro software EcoGestor Gestión permite gestionar desde una única aplicación la evaluación de aspectos ambientales y la administración de las no conformidades.

En el curso sobre la nueva ISO 14001:2015 podrá conocer el alcance real de la nueva versión de la norma, comprender el nuevo enfoque y adquirir los conocimientos necesarios para llevar a cabo con éxito la transición al futuro Sistema de Gestión Ambiental.

¿Cómo se realiza una auditoría de Certificación ISO 14001?
¿Cómo se realiza una auditoría de Certificación ISO 14001? 2500 1413 Prisma

La auditoría sobre los sistemas de gestión es un proceso técnico que evalúa la adecuación del Sistema de Gestión (SG) adoptado por la Organización.

 

Las pautas para la realización de las Auditorias se encuentran recogidas en la ISO 19001. Estos estándares sirven para la realización de auditorías, tanto según la ISO 14001, como la ISO 9001 y cualquier otro sistema de gestión establecido por la organización en función de su sector y área de actuación.

La norma ISO 14001 es una norma internacional de Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) que permite a todo tipo de organizaciones establecer directrices en busca de la excelencia en el ámbito medioambiental. De esta forma identifican, planifican y corrigen los riesgos ambientales en el entorno en el que operan para cumplir con la legislación vigente y su política medioambiental interna.

Fases de una auditoría de certificación ISO 14001

Existen distintos tipos de auditorías ambientales en función de factores como el sector, el nivel de riesgo o la actividad empresarial. No obstante, a la hora de ejecutar una, es posible identificar una serie de fases estándar:

1. Análisis inicial

Toda auditoría de Certificación ISO 14001 comienza con un análisis previo en el que se determinan objetivos, recursos y plazos. Los profesionales auditores definen las prioridades y las actuaciones que se van a llevar a cabo. Esta fase inicial requiere de la cooperación de todas las áreas de la organización, ya que el suministro de información es clave para el desarrollo de la auditoría:

  • Definición de la metodología y del equipo auditor
  • Asignación de tareas y responsabilidades
  • Planificación de la agenda

2. Recopilación de datos e información

Para la evaluación del Sistema de Gestión Ambiental de la organización es necesario recopilar todas las pruebas que certifiquen los requisitos establecidos por la norma ISO 14001. Se realizan entrevistas y también se diseñan cuestionarios para recabar información. Para ello, se revisan los siguientes conceptos establecidos de forma documentada o no por la Organización:

  • Misión de la organización
  • Política Ambiental de la organización
  • Documentación elaborada por la organización

Al mismo tiempo, el equipo auditor toma muestras y analiza el nivel de compromiso y eficacia ambiental de la organización en materia jurídica, legal y operacional.

Una vez hecho, es momento de analizar toda la información recogida para evaluar el impacto medioambiental derivado de su actividad empresarial. 

3. Comunicación de resultados y elaboración del Informe final

Después del proceso de recopilación de evidencias, se notifican los resultados a los responsables y los departamentos afectados por la auditoría. En el supuesto de que se hayan detectado deficiencias del Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO 14001, es necesario establecer por parte de la organización las medidas correctoras oportunas.

Asimismo, el equipo auditor establecerá aquellas oportunidades de mejora y puntos fuertes detectados durante el proceso de auditoría.

Los resultados obtenidos se trasladan al informe final de la auditoría medioambiental. En él se incluyen observaciones de los datos analizados durante la realización de la auditoría y propuestas de mejora a corto, medio y largo plazo para la compañía.

Compromiso ambiental

En la actualidad, el compromiso con la mejora continua para la protección del medio ambiente no solo permite reducir el riesgo de impacto ambiental, sino que también es clave para obtener la confianza de la comunidad y reforzar la imagen de la compañía con una clara apuesta por el desarrollo sostenible.

Desde ENVIRA Ingenieros Asesores ayudamos en la identificación y la gestión de los riesgos ambientales derivados de la actividad de una organización. A través de nuestra herramienta EcoGestor tendrá a su disposición la documentación y los procesos asociados la certificación SGA de la norma de referencia ISO 14001.

  • Prisma

¿Cómo se implementa un sistema de gestión ambiental en una empresa?
¿Cómo se implementa un sistema de gestión ambiental en una empresa? 1024 512 Prisma

Se consideran las fases para el desarrollo de un Sistema de Gestión Ambiental en una empresa hasta su certificación sin incluir las posibles actuaciones a ejecutar tras la misma.

Podemos definir que existen 6 fases fundamentales a la hora de implementar un sistema de gestión ambiental en la empresa.

  • Decisión

La empresa debe analizar los beneficios de la implantación de un sistema y decidirse por aquel que más le interese, incluso definir si se implanta como beneficio ambiental o, lo más habitual, si va a finalizar con la consecución de un certificado. En este último caso la empresa debe decidir si opta por implementar la ISO 14001:2015 o el EMAS.

Existen muchos motivos que pueden hacer a una empresa decantarse por la implantación de un sistema de gestión ambiental, desde que sea una imposición de sus clientes hasta una filosofía para reducir el impacto ambiental de sus actividades.

La implantación de un sistema de gestión ambiental puede posicionar a una empresa como socialmente responsable, diferenciándose de la competencia y reforzando, de manera positiva, su imagen ante clientes y consumidores.

  • Revisión ambiental Inicial (RAI)

También denominada revisión inicial o preliminar o diagnóstico ambiental, no se trata de una auditoría sino de un análisis previo del estado ambiental de la empresa. Se busca obtener una visión previa de la empresa y los impactos ambientales de sus procesos, productos o servicios de la organización. Es una etapa fundamental para el desarrollo posterior del sistema.

En esta primera fase, se llevará a cabo un análisis de los problemas, efectos y resultados en materia ambiental, que se producen en la Planta, de cara a evaluar su situación ambiental respecto a la legislación vigente. Se identificarán los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios que se llevan a cabo en la empresa.

Para la realización de esta actividad, se pueden utilizar distintas herramientas:

  • Cuestionario previo de situación
  • Reconocimiento físico de las instalaciones: procesos principales y auxiliares.
  • Revisión de procedimientos de la organización
  • Entrevistas al personal.
  • Evaluación de los controles ambientales realizados sobre los aspectos ambientales
  • Identificar las prácticas de gestión medioambiental que se realizan

En el caso del EMAS la revisión ambiental inicial es un requisito obligatorio, en los sistemas ISO 14001:2015 no figura como un paso obligatorio de manera explícita pero sí que es preciso realizarla para tener una buena base antes de comenzar con el sistema.

  • Verificación de cumplimiento legal inicial

Durante la segunda fase se realizará una Evaluación del Cumplimiento Legislativo en la cual quedarán claramente reflejados los incumplimientos detectados.

Para ello, se identificarán previamente los requisitos legales aplicables, tomando como referencia la normativa de aplicación directa en los siguientes ámbitos: europeo, estatal, autonómico y local. Además, pueden existir requisitos propios de la organización, marcadas por sus propias autorizaciones o por sus clientes.

En esta fase, dada la amplitud de la normativa existente y su alta variabilidad, lo más recomendable es disponer su un servicio de software de legislación, como EcoGestor Legislación, que nos de las herramientas para realizar esta fase.

  • Elaboración de la documentación del sistema.

En esta fase debemos comprobar qué requisitos documentales son exigibles por la ISO 14001:2015 o por el EMAS para proceder a su desarrollo.

Se elaborará aquella documentación que se considere necesaria para cumplir de forma adecuada con los requisitos establecidos en la Norma, por ejemplo: Elaboración de Manual, Procedimientos, Instrucciones, etc…

Revisión documentación existente—-borrador —-revisión borrador—-Documento definitivo

Implantación

Una vez se dispone de las bases del sistema asentadas y validadas por la dirección, comenzará la etapa de implantación de dicho sistema. Es variable pero puede incluir:

  • La impartición de cursos de formación al personal implicado.
  • Colaboración en la aplicación de los procedimientos desarrollados.
  • Resolución de dudas que surjan en la aplicación de los procedimientos desarrollados.
  • Revisión de los registros de implantación generados como consecuencia de la aplicación de los procedimientos desarrollados.
  • Tramitaciones administrativas (no se incluye la realización de los proyectos asociados a las mismas), etc.
  • Reuniones con diferente personal o comisiones para explicar actuaciones
  • Elaboración de registros
  • Seguimiento de objetivos.
  • Verificación de cumplimiento legal de seguimiento

  • Auditoría interna

Con el objeto de comprobar la idoneidad y efectividad del Sistema de Gestión Ambiental

implantado tras un período de funcionamiento del mismo, se debe llevar a cabo la Auditoria interna del Sistema, tomando como referencia la norma UNE-EN ISO 19.011, y como criterio de auditoría, la norma UNE-EN ISO 14001, así como el Procedimiento de Auditoria Interna del Sistema de Gestión Ambiental ya implantado.

Serán objeto de la auditoria todos los documentos del Sistema y todas las actividades desarrolladas con el fin de:

  • Comprobar la efectividad de la implantación del Sistema.
  • Comprobar si el Sistema es óptimo para cumplir con la Política y los objetivos previstos.
  • Comprobar el cumplimiento del sistema respecto a los requisitos de la Norma de Certificación.

  • Certificación

La manera de garantizar ante terceros que un sistema de gestión está correctamente implementado y avanzando hacia la mejora es mediante el proceso de certificación externa.

  • Prisma

¿Qué es el EMAS (Sistema comunitario de gestión y auditoría medioambiental)?
¿Qué es el EMAS (Sistema comunitario de gestión y auditoría medioambiental)? 1024 512 Prisma

El sistema EMAS se consolida como una herramienta de carácter voluntario que permite evaluar, gestionar y mejorar los impactos medioambientales de empresas y organizaciones. Implantar el sistema EMAS en una organización es garantía de cumplimiento con los estándares de respeto medioambiental, afianzando así un comportamiento extraordinario.

El EMAS compromete a todas aquellas organizaciones que se han adherido a su sistema a mantener una política ambiental definida.  Dentro del EMAS podemos encontrar organizaciones de diferentes dimensiones, sectores de actividad y titularidad pública o privada, que revisan e informan periódicamente del funcionamiento su actuación a través de una declaración medioambiental verificada por organismos independientes.

Igualmente, el EMAS proporciona un importante crecimiento de las posibilidades de negocio en el ámbito comunitario, puesto que existe una gran demanda de las empresas de exigir  a sus proveedores y ofrecer a sus clientes, garantías y comportamientos adecuados a los estándares medioambientales.

Requisitos exigibles para organizaciones que registren en EMAS:

  1. Comprometerse a mejorar de forma continuada su comportamiento medioambiental.
  2. Demostrar que mantienen un diálogo abierto con todas las partes interesadas.
  3. Implicar a los empleados en la mejora del comportamiento medioambiental dentro de la organización.
  4. Publicar y actualizar una declaración medioambiental del EMAS validada para comunicación externa.
  5. Llevar a cabo un análisis medioambiental (que incluya la identificación de todos los aspectos medioambientales directos e indirectos).
  6. Registrarse en un organismo competente tras haber superado la verificación.

Pasos a seguir por una organización que desee adherirse al EMAS:

  1. Realizar un diagnóstico medioambiental de la empresa. Esto requiere comprobar el grado de cumplimiento de la legislación ambiental vigente en esa empresa.
  2. Evaluar de qué forma afectan las actividades de la empresa al medio ambiente.
  3. Elaborar una declaración ambiental donde se demuestre que esa empresa ha implantado un sistema de gestión ambiental para minimizar sus impactos ambientales.
  4. Validar esa declaración ambiental por un verificador acreditado.
  5. Presentar esa declaración ambiental validada por el verificador ante la Administración Pública competente.

La forma más cómoda para adherirse al Registro EMAS, consiste en implantar un sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001. Con el cumplimiento de los requisitos establecidos dentro de la norma UNE EN ISO 14001, se garantiza la adecuación de la Organización a la realización de un diagnóstico ambiental, al compromiso de cumplimiento de la legislación y a la evaluación de las actividades desarrolladas por la empresa para controlar y minimizar sus impactos.

Con el sistema implantado de forma adecuada, la Declaración ambiental que será validada debe recoger todos los requisitos de desempeño ambiental establecidos en el propio Sistema, evidenciando las actuaciones reales de la organización para minimizar sus Impactos Ambientales.

Una vez seguidos estos pasos, ya se puede formalizar el registro en la base de datos europea del Registro EMAS. Una vez que una organización ha implantado con éxito un sistema de gestión ambiental, se le asigna un logotipo EMAS, que garantiza la fiabilidad de la información brindada por la empresa u organización que dispone de él y refleja el compromiso de mejora en el comportamiento medioambiental de la empresa.

El uso de este logotipo, únicamente puede realizarse siempre y cuando, las organizaciones estén al día en su registro EMAS. Este siempre debe llevar el número de registro de la organización y sólo se utilizará según las especificaciones técnicas establecidas en el anexo V del Reglamento (CE) nº1221/2009.

Recientemente se ha publicado la modificación de la Guía de Aplicación del EMAS por la Decisión (UE) 2017/2285, en la que se detallan los pasos necesarios para participar en el Sistema comunitario de gestión y auditoría ambientales ofreciendo asesoramiento tanto a nuevas empresas como a las ya integrantes, para conseguir reducir riesgos y mejorar la eficiencia de sus recursos.

Líderes en servicios integrales para el medio ambiente. Nuestras acreditaciones ENAC nos avalan.

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